Fachkraft (m/w/d) im Bereich Bürokommunikation in Teilzeit bis Vollzeit (30 bis 40 Wochenstunden)

Die Pädagogische Familienhilfe sucht ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit bis Vollzeit (30 bis 40 Wochenstunden) eine Fachkraft (m/w/d) im Bereich Bürokommunikation. Arbeitsort Siersburg.

Wer wir sind.

Wir sind eine familiengeführte Institution in zweiter Generation mit einem Team voller Diversität, eine Institution die groß genug ist, um Stabilität zu gewährleisten und klein genug, um flexible und individuelle Hilfen auszugestalten. Die Pädagogische Familienhilfe stellt als Institution die typische Grundlage für ambulante Hilfen zur Erziehung dar.

Für ihre Bewerbung ist Branchenwissen zur Jugendhilfe von Vorteil aber nicht zwingend notwendig.

Ihre Aufgaben

• Empfang
• Ansprechpartner für Mitarbeiter*innen zu Fragen des Office-Managements
• Telefonbetreuung (outbound, inbound)
• Terminorganisation und Terminkoordination
• Führen des digitalen Kalenders
• Aktualisieren des Webauftrittes
• Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
• Ablageführung und Datenbankpflege
• Aufbereitung von Daten für Entscheidungsprozesse
• Allgemeine Bürotätigkeiten und Büroorganisation Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
• Bestellungen und Angebotseinholung
• Büromaterial organisieren und verwalten
• Vorbereitung von Rückerstattungen
• Informationsbeschaffung und Auswertung
• Fuhrparkverwaltung und Fahrtenbuchführung
• Verwaltung des Berichtswesens der Fallarbeit. Erinnern, begleiten, versenden
• Führen der Vorlagenverwaltung und der Wissensdatenbank
• Schlüsselverwaltung und Personalfächer

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mind. 3 Jahre Berufserfahrung als Sekretär/in

oder Empfangsmitarbeiter/in

• Beherrschung der deutschen Sprache in Schrift und Wort
• Problemlose Bedienung von Microsoft 365, ggf. Erfahrung mit Cloudanwendung
• Kommunikationserfahrung mit Microsoft Teams
• Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und selbstständiges erledigen von Aufgaben
• Ordnung, Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• Kompetenz gleich Lösungsvorschläge bei Herausforderungen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, gerne schriftlich per Post oder per Email an: apply.job.21249320@hokifyjob.com