Mitarbeiter:in Science Coordination (m/w/d)

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Für das Team Science Coordination suchen wir eine/n Mitarbeiter:in. Science Coordination ist Teil der Abteilung Project and Science Coordinationist und dem Bereich Planning and Coordination zugeordnet.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Science Coordination fokussiert sich auf den Aufbau und die Ausgestaltung einer kompetenten, handlungswirksamen und proaktiven Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung, die mit den Inhaltsbereichen sowie mit den besonderen Bedarfen beider Fachgebiete tiefgreifend vertraut ist.

Koordinierung für Beschaffungsvorgänge

• Eigenständige, inhaltliche Beurteilung der Notwendigkeit und Angemessenheit von Vergabe-Tickets (De-minimis Requests, Purchase Requests, Events, Online-Konferenzen):
• Überprüfung des gemeldeten Bedarfs,
• Überprüfung möglicher bereits bestehender interner Verfügbarkeiten und
• Überprüfung der Wirtschaftlichkeit der geplanten Anschaffung.
• Überprüfung der formalen Vorgaben von Beschaffungsanfragen.
• Beratung und Moderation komplexer Beschaffungsanfragen:
• Beratung der Bedarfsträger aus der Wissenschaft bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen und
• Erläuterung bestehender formaler Vorgaben und Unterstützung bei der Einhaltung.

Operative Betreuung der Kommunikationsprozesse

• Prozess-Begleitung, Monitoring und Initiierung an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung:
• Entwicklung, Planung und Weiterentwicklung von Zentrumsprozessen zur Vertretung der Bedürfnisse der Wissenschaft.
• Unterstützung, Beratung und Initiierung neuer Schnittstellenprozesse auf Basis kontinuierlicher Erfassung von Synergien und Optimierungsbedarf.
• Organisation und inhaltliche Betreuung als Ansprechpartner:in von Meetingformaten mit strategisch-wissenschaftlichem Fokus:
• Vorbereitung (inklusive Themenauswahl, Agendaerstellung und -versand, Protokollierung und Nachbereitung).
• Planung, Organisation und Unterstützung bei der Durchführung des jährlichen Faculty Retreats (inklusive Terminfindung, Buchung, Budgetkalkulation, Einhaltung von Richtlinien, inhaltliche Konzeption und Vorbereitung des Retreat-Programms, Vor-Ort-Betreuung, Protokollierung und Nachverfolgung zentraler Ergebnisse).
• Organisation und Durchführung weiterer Meetingformate sowie Entwicklung neuer Meetingformate entsprechend dem Zentrumswachstum und Übernahme aller oben genannten Aufgaben.

Ihr Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Bachelorstudium oder abgeschlossene Berufsausbildung in der Ausrichtung Verwaltung, Public Management, Betriebswirtschaft, Wissenschaftsmanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Kenntnisse zum öffentlichen Beschaffungswesen (incl. Vergaberecht).
• Berufserfahrung in komplexen Beschaffungsvorgängen und Vergabeprozessen unter Beteiligung verschiedenster Akteure.
• Vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen mit Prozessmanagement.
• Kenntnisse der Geschäftsprozessmodellierung.
• Erfahrungen im Wissenschaftssektor.
• Basiskenntnisse Change-Management.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).
• Auf Wunsch sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über unser Portal ein.

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser [Application apply.job.21248526@hokifyjob.com Team.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen [Christoph Hebermehl apply.job.21248526@hokifyjob.com per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.