Unterstützung / Vertretung (w/m/d) der Assistentin der Geschäftsführung (Minijob)

Wir sind eine IT-Beratungsgesellschaft, die sich auf die Geschäftsfelder IT-Prozess- und Innovationsmanagement, IT-Projektmanagement, IT-Servicemanagement sowie IT-Sourcing fokussiert.

Mit einem Team aus über 20 festangestellten Mitarbeitern und unserer rund 15-jährigen Erfahrung stehen wir für Kontinuität. Wir verbinden Know-how mit eigenentwickelten Templates, Werkzeugen und Modellen, um unsere Kunden zu ihren IT-Sourcing-Strategien zu beraten, ihre IT-Prozesse zu optimieren, einen Change-Prozess zu begleiten oder als Interims-Manager personelle Engpässe zu überbrücken.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen eine Unterstützung / Vertretung (w/m/d) der Assistentin der Geschäftsführung.).

Beschreibung der wichtigsten Aufgaben in unterstützender Funktion:

Organisation und Mitarbeiterbetreuung:

• Unterstützung der Geschäftsführung in der Unternehmensorganisation, -administration und –steuerung

• Führung der Korrespondenz in Absprache mit der Geschäftsführung, Entgegennahme und Weitervermittlung von Telefonaten

• Administration von Kundenbestellungen und –verträgen; Unterstützung in der Überwachung der Laufzeiten sowie der vereinbarten Lieferkontingente

• Administration von Lieferantenverträgen sowie Verträgen mit externen Sub-Dienstleistern, Recherche und Vorschläge zu Neuerungen der Angebote von Mobilfunk-Providern

• Führen der Urlaubskonten

• Buchung von Seminaren und Trainings

• Organisation und Bestellung von Büromaterial

• Reiseorganisation, vorwiegend der GF, Buchung von Hotels

• Begleitung von Mitarbeitereinstellungen und –ausleitungen gemäß definiertem Prozess; rechtzeitige Verfügbarkeit von Mobiltelefon, Laptop, Visitenkarten etc, Sicherstellung und Dokumentation der Rückgabe

• Erstellung individueller Statistiken nach Anforderung

Finanzen / Controlling:

• Prüfung von Mitarbeiterausgabe-Belegen

• Rechnungsstellung für erbrachte Leistungen auf der Grundlage eingereichter Leistungsbelege (Zeitnachweise) und Reisekostenabrechnungen

• Überwachung der Zahlungseingänge für Kundenrechnungen

• Prüfung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen; Sicherstellung der Zahlung von Steuern und Abgaben

• Vorbereitung der Buchhaltung und Schnittstelle zur Lohn- und Finanzbuchhaltung unter Nutzung der DATEV-Tools

• Projektcontrolling

• Unterstützung in der Auswertung der Mitarbeiter- und Unternehmenszielerreichung

Ausschreibungen und Angebote:

• Unterstützung in der Erstellung von Angeboten und Vertragsentwürfen

• Sicherstellung der Verfügbarkeit von formalen Angebotsbestandteilen (HR-Auszug, Zuverlässigkeitsbescheinigungen, Nachweise bezahlter Beiträge etc.)

• Annahme und Weiterleitung von Informationen der Auftraggeber während des Ausschreibungsprozesses

Veranstaltungen / Events:

• Planung und Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen (z.B. Quartalmeetings) und -Events (z.B. Weihnachts- und Jubiläumsfeiern) in Absprache mit der GF

• Unterstützung bei Kunden- und Marketingveranstaltungen

Spezielle Aufgaben:

• Datenschutz-Koordination als Schnittstelle zum externen Datenschutzbeauftragten

• Ausbildung von Auszubildenden der Bürokommunikation

Interessiert?

Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu Händen von Herrn Bühler an:

apply.job.21232075@hokifyjob.com

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!