Sekretär/in Büro Landrat

Das Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt ist ein moderner Dienstleister für rund 102.000 Bürgerinnen und Bürger im Landkreis Saalfeld-Rudolstadt. Wir arbeiten mit hohem Engagement, konstruktiv und partnerschaftlich mit Bürgerinnen und Bürgern, Kommunen, Wirtschaft, Verbänden und anderen Behörden zusammen. Mit mehr als 700 Bediensteten stellt das Landratsamt einen der größten Arbeitgeber der Region dar. Eingebettet in einer herrlichen Landschaft von Museen, Schlössern, Stauseen und dem Thüringer Wald bietet das Landratsamt einen sicheren Arbeitsplatz und beste Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Die vielfältigen Berufsfelder unserer Kommunalverwaltung spiegeln sich in unserer Personalzusammensetzung wider und bieten jedem Bediensteten vielschichtige Einsatzmöglichkeiten.

Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Region im Landratsamt aktiv mit!

Für unser Büro Landrat möchten wir eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Wochenarbeitsstunden) als

Sekretär/in (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen. Die Stelle kann nach Vereinbarung auch in Teilzeit besetzt werden.

Ihre Aufgaben:

1.       Führung des Sekretariates

• selbständige Sicherung des Geschäftsablaufes
• Absicherung der telefonischen Erreichbarkeit des Büro Landrat
• Bearbeitung der elektronischen und postalischen Korrespondenz
• Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Dienstreisen des Landrates
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Beratungen, Veranstaltungen und repräsentativen Verpflichtungen einschließlich Protokollführung
• Führung und Überwachung der Handkasse
• Verfassen von Glückwunschschreiben für verschiedene Jubiläen und Anlässe

2.       Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien

• Erfassung, Bestellung und Verwaltung der Büromaterialien sowie der IT- und Büroausstattung
• Führen des Inventarverzeichnisses

3.       Schriftgutverwaltung

• Aktenführung nach Aktenplan
• Archivierung und Vernichtung von Unterlagen
• Pflege der digitalen Akten

zwingende Einstellungsvoraussetzungen:

• Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder
• einen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) bzw. geprüfte/r Verwaltungs-angestellte/r (m/w/d) (Fortbildungslehrgang I) oder
• einen Abschluss als Bürokaufmann/-frau (m/w/d), Fachangestellte/r für Bürokommunikation (m/w/d) bzw. Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) oder
• einen Abschluss als Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d) bzw. Notarfachangestellte/r (m/w/d)
• Führungszeugnis (Vorlage im Falle einer Einstellung erforderlich)

darüber hinaus sind folgende Kenntnisse/Fähigkeiten/Kompetenzen wünschenswert:

• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• umfassende Kenntnisse der Büroorganisation bzw. -kommunikation
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Überblick über sachliche und örtliche Zuständigkeiten im Landratsamt und des allgemeinen Verwaltungsablaufs
• Grundkenntnisse in den Fachprogrammen D3 und SD-Net
• sicherer Umgang mit IT-Anwendungen (Word, Excel, HCL Notes)
• Kontaktfreudigkeit sowie sehr gute Umgangsformen
• Loyalität und eine vertrauliche und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur Problemerkennung
• Führerschein Klasse B und die Bereitschaft, das Privatfahrzeug unter Beachtung des Thüringer Reisekostengesetzes auch für dienstliche Zwecke zu nutzen

Für weitere Auskünfte steht Ihnen das Personal- und Organisationsamt, Frau Möller unter der Telefonnummer 03671/823-257 oder der E-Mail-Adresse apply.job.21189367@hokifyjob.comapply.job.21189367@hokifyjob.com zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen:

• ein Team, welches sich auf Verstärkung freut
• interessante und vielseitige Tätigkeiten bei anspruchsvollen Aufgaben
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis beim Landkreis Saalfeld-Rudolstadt
• Unterstützung bei der Einarbeitung in die Aufgaben und gute Fortbildungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub und zusätzliche freie Gleittage
• sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf im Rahmen von Gleitzeitregelungen ohne Kernzeit
• eine attraktive betriebliche Altersvorsorge
• die Vorteile einer betrieblichen Gesundheitsförderung
• Unterstützung bei der Suche nach Wohnraum und Kindergartenplätze

Vergütung:

Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe 6 TVöD ausgewiesen. Bitte informieren Sie sich z. B. unter www.oeffentlicher-dienst.info über die Vergütung.

Bewerbungsfrist und -anschrift:

Sollten Sie Interesse an dieser Tätigkeit haben, so freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (mindestens Anschreiben, Lebenslauf sowie alle relevanten Zeugnisse/Zertifikate) senden Sie bitte bis zum 26. Juni 2024 an das

Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt

Personal- und Organisationsamt

Schloßstraße 24

07318 Saalfeld

Elektronische Bewerbungen werden gern ebenfalls akzeptiert. Bitte verwenden Sie hierfür die Adresse apply.job.21189367@hokifyjob.com und den Betreff „Bewerbung 2024_053 Sekretär/in (m/w/d) Büro Landrat“. Die Dokumente sollen im PDF-Format vorliegen und die Gesamtgröße von 8 Megabyte nicht überschreiten.

Bei Bewerber/innen (m/w/d) aus dem öffentlichen Dienst bitten wir um eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (unter Angabe der personalaktenführenden Stelle).

Die Stelle ist für jeden gleichermaßen geeignet, unabhängig vom Geschlecht.

Schwerbehinderte werden im Rahmen des Schwerbehindertengesetzes berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen teilen Sie uns bitte bereits im Rahmen der Bewerbung mit, ob eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung vorliegt.

Wir weisen darauf hin, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerber/innen (m/w/d) vernichtet. Bitte fügen Sie deshalb den Bewerbungsunterlagen keine Originale bei.

Durch die Bewerbung entstehende Kosten sowie Reisekosten für das Auswahlgespräch können nicht erstattet werden.

Mit der Abgabe der Bewerbung willigt der/die Bewerber/in (m/w/d) in eine Speicherung der                 personenbezogenen Daten während des Auswahlverfahrens ein. Ein Widerruf dieser     Einwilligung ist jederzeit möglich.

Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie auf unserer Homepage unter der Rubrik Landratsamt > Stellenausschreibungen.