Wir suchen Administrative Assistent:innen Global Healthcare Policy and External Affairs (gn)

Wer wir sind

Das Life Science Karriere Netzwerk - CTC vereint Expert:innen aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Spitzenkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Unsere Projekte tragen dazu bei, innovative Behandlungsmethoden für Patient:innen zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidat:innen begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

Unser Mandant ist ein traditionsreiches Unternehmen, welches seit mehr als 100 Jahren eine führende Rolle bei der Entwicklung von Therapien im Bereich Immunologie, Hämophilie und Gerinnungstherapie spielt. An fünf Produktionsstandorten auf vier Kontinenten produziert unser Klient nahezu ein Fünftel aller für den Weltmarkt auf Plasmabasis hergestellten Arzneimittel. Der größte Produktionsstandort befindet sich in Deutschland, wo mehr als 1.900 Mitarbeiter tätig sind. Insgesamt beschäftigt die Gruppe mehr als 25.000 Mitarbeitende. Nach wie vor werden große Summen vor allem in die Bereiche Forschung und Entwicklung reinvestiert.

Ihre Aufgaben

• Reiseorganisation (Transport, Hotel, Restaurantreservierungen) für das Team und für Unternehmensleitungen, die zu Meetings nach Brüssel reisen (Reservierungen können direkt oder über eine Agentur erfolgen);
• Anmeldung zu Konferenzen und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei der Erstattung von Reisekosten (Concur).
• Organisation von Meetings (Terminplanung in Absprache mit anderen Team- und Vorstandsassistenten in Europa und den USA / Versenden von Einladungen / Organisation von Besprechungsräumen und Dienstleistungen).
• Besuchermanagement (Einschreibung / Gästeausweise / Organisation von Transport usw.).
• Einleitung und Unterstützung des Prozesses zur Vertragsfinalisierung mit Dienstleistern (über Front Door, Companion und DocuSign zur rechtlichen Unterschrift).
• Unterstützung beim Kauf und der Bestellung von Büroausstattung und anderen Gegenständen (Ariba) – Einleitung und Verfolgung.
• Rechnungsmanagement (Serrala / Concur).
• Einleitung und Verfolgung von Zahlungen mit dem Finanzteam.

Ihr Profil

• Liebe zum Detail, termingerechte Fertigstellung der Aufgaben und ein gutes Gespür für Dringlichkeit/Geschäftsrelevanz
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Idealerweise mind. 2 Jahre Erfahrung im Projekt-, Sachbearbeitungs- oder Assistenzbereich innerhalb eines internationalen Unternehmens, wünschenswerterweise im Pharmaumfeld
• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office);
• Erfahrung mit SAP und Budgetverwaltung sind wünschenswert

Was wir Ihnen bieten

• Die Position ist in Teilzeit mit 20 Stunden/Woche zu besetzen
• Nach der Einarbeitung sind 2 Tage pro Woche remote Arbeit möglich
• Moderner Arbeitsplatz Arbeiten in einem internationalen und multikulturellen Umfeld
• Einstieg in eines der renommiertesten Pharmaunternehmen

Kontakt

Vicky Atzmann

Associate Consultant

CTC Germany

Mobile: +49 151 705 439 47

Email: apply.job.21120706@hokifyjob.com