Sachbearbeitung für Präsidiumsangelegenheiten (m/w/d)

Für das Vorzimmer des Präsidenten der Technischen Universität Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine: Sachbearbeitung für Präsidiumsangelegenheiten (m/w/d) Vollzeit/Teilzeit und unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L Kenn-Nr. 872TP Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln. Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt. Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln. Mit derzeit rund 7.500 Studierenden, 110 Professorinnen und Professoren sowie 1.600 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus. Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander. Im Vorzimmer des Präsidenten der TUHH erwarten Sie verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben. Sie unterstützen den Präsidenten in seiner täglichen Arbeit und nehmen als oft erste Anlaufstelle eine wichtige Funktion für die Universität wahr. Das Vorzimmer des Präsidenten koordiniert Anfragen aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Gesucht wird deshalb eine Persönlichkeit, die sich mit den Zielen der TU Hamburg identifiziert und Freude am Umgang mit Menschen und an der Arbeit im Team hat. Vorzimmerspezifische Fähigkeiten, insbesondere sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache sowie Erfahrung mit Office-Programmen und Eignung zur Bildschirmarbeit, setzen wir voraus. Aufgrund internationaler Kooperationen sind sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift unabdingbar. Darüber hinaus erwarten wir organisatorisches Geschick und ein erhebliches Maß an aktiver und selbständiger Mitarbeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten. Wir suchen eine engagierte Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die oder der teamorientiert, kreativ und zugleich systematisch arbeitet und dabei hohes Verantwortungsbewusstsein zeigt. IHRE AUFGABEN - In Kooperation mit einer weiteren Kollegin im Vorzimmer des Präsidenten bearbeiten und koordinieren Sie die Besucherbetreuung, Terminplanung, Auskunftserteilung sowie Sonderaufgaben für den Präsidenten der TU Hamburg. Sie unterstützen den Präsidenten insbesondere bei der Wahrnehmung seiner zahlreichen Aufgaben in externen Gremien, Ausschüssen, Kuratorien und Verbänden - Hierzu bereiten Sie Veranstaltungen und Sitzungen des Präsidenten durch eigene thematische Recherchen vor (z.B. Erstellung von Dossiers, Einholung, Aggregierung und Plausibilisierung von Informationen zu Hintergründen, Daten und Fakten) - Sie koordinieren die Aufbereitung von Informationen zur Universitätsdarstellung z.B. auf Webseiten, in Präsentationen und Berichten in enger Kooperation mit der Öffentlichkeitsarbeit - Sie übernehmen in Abstimmung mit dem persönlichen Referenten des Präsidenten die Betreuung von Gremien inkl. der Vor- und Nachbereitung von Sitzungsterminen sowie deren Protokollierung und Dokumentation IHR PROFIL Einstellungsvoraussetzung - abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse ERFORDERLICHE FACHKENNTNISSE UND PERSÖNLICHE FÄHIGKEITEN - Reflexion und Abstraktionsvermögen - Sicheres und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen und hohe interkulturelle Sensibilität - Sehr gutes sprachliches und schriftliches Ausdruckvermögen in Deutsch und Englisch - Sehr guter Umgang mit Office-Anwendungen - Belastbarkeit, Umsicht, Sorgfalt und Einfühlungsvermögen UNSER ANGEBOT - flexible, familienfreundliche Arbeitsbedingungen - 30 Tagen Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) - betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen Für Fragen und Auskünfte steht Ihnen Herr Dr. Ralf Grote Tel.-Nr. 040 / 428 78 -3336, E-Mail: apply.job.20691224@hokifyjob.com zur Verfügung. Die TUHH steht für Chancengleichheit sowie ein wertschätzendes uns respektvolles Miteinander. Wir fordern insbesondere Männer auf, sich zu bewerben. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Bitte übersenden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Nachweis der abgeschlossenen Ausbildung oder Hochschulabschluss sowie relevante Arbeitgeberzeugnisse) über das online Bewerbungssystem bis zum 30.04.2024.