Office Management (w/m/d)

STELLENBESCHREIBUNG

Vergütung: TV-L E6

Unter dem Namen Naturkundemuseum Bayern mit Biotopia Lab entsteht in München-Nymphenburg in den nächsten Jahren ein innovatives Forum für die Lebens- und Umweltwissenschaften an der Schnittstelle von Wissenschaft, Gesellschaft und Kunst. Naturkundemuseum Bayern mit Biotopia Lab ist organisatorisch den Staatlichen Naturwissenschaftlichen Sammlungen Bayerns (SNSB) angeschlossen. Die SNSB gehören zu den ältesten und größten Forschungssammlungen der Welt. Sie vereinen naturkundliche Sammlungen der Fachrichtungen Zoologie, Botanik, Geologie, Paläontologie, Mineralogie, Anthropologie und Paläoanatomie - darunter auch die Lebendsammlungen des Botanischen Gartens. Etwa 280 Mitarbeitende archivieren und erforschen rund 32 Millionen Sammlungsbelege. Im Mittelpunkt der SNSB-Aktivitäten in Sammlung, Forschung und Wissenstransfer steht der Geo- und Biosphärenwandel, mit besonderem Augenmerk auf alpinen Systemen in Zeit und Raum. Mit unseren nationalen und internationalen Forschungen tragen wir maßgeblich zum tieferen Verständnis der Geo- und Biodiversität sowie der Auswirkungen menschlichen Handelns auf das Ökosystem Erde bei.

Beim Naturkundemuseum Bayern mit BIOTOPIA Lab ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Office Management (w/m/d)

Befristet bis 31.12.2027 in Vollzeit zu besetzen

Aufgabenschwerpunkte:

• eigenständige Überwachung des Haushalts und des Rechnungswesens sowie Erstellung von Finanzberichten für die Abteilungsleitung
• Mitwirkung bei der Aufstellung von Haushaltsplänen
• eigenständige Durchführung von kleineren Vergaben (Angebotseinholung) und Mitwirkung bei größeren Ausschreibungen
• Inventarverwaltung, Ablage, allgemeine Büroorganisation und Telefondienst
• Vertretung innerhalb der Abteilung Verwaltung des Museums
• Mithilfe bei Veranstaltungen und Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit
• Unterstützung bei Aufgaben der Personalverwaltung wie Reisekostenabrechnungen und Rückerstattungen, Verwaltung von Arbeitszeitbögen, Krankmeldungen etc.
• Allgemeine Teamassistenz (Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Korrespondenz in Deutsch und Englisch)

Wir erwarten:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Buchhalter/in oder vergleichbare Qualifikation/Berufserfahrung
• Einschlägige Berufserfahrung im Aufgabenfeld
• Erfahrungen im öffentlichen Dienst und im Museumsfeld/Kulturbereich sind von Vorteil
• Selbständiges, zuverlässiges, termingerechtes und verantwortungsbewusstes Arbeiten
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket, Erfahrung mit Finanz- und/oder Datenbanksoftware von Vorteil

Wir bieten:

• Einen interessanten und vielseitigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• Alle Vorteile einer Beschäftigung im Dienst des Freistaates Bayern
• eine Vergütung nach Entgeltgruppe bis E 6 des Tarifvertrages der Länder (TV-L)
• Eine engagierte und empathische Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team

Sind Sie interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (digital) mit einem Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen unter apply.job.20631270@hokifyjob.com bis zum 05.05.2024 zu erhalten. Bei inhaltlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Dr. Michael Apel unter apply.job.20631270@hokifyjob.com und zum Verfahrensablauf bzw. Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Susann Windisch apply.job.20631270@hokifyjob.com

Schwerbehinderte Bewerber bzw. Bewerberinnen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt. Zur Verwirklichung der Gleichstellung von Frauen und Männern besteht ein besonderes Interesse an der Bewerbung von Frauen.

Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe gesichert ist.

Wir verweisen darauf, dass nach Abschluss des Verfahrens die Bewerbungsunterlagen vernichtet und nicht zurückgesandt werden. Reisekosten für die Anreise zu einem möglichen Bewerbungsgespräch werden nicht übernommen.

ARBEITSORTE

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• Menzinger Str. 71, 80638 München