Kaufmännische Büroleitung / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

VIEWPOINT ist ein weltweit agierender Anbieter von innovativen Messe- und Ausstellungslösungen mit Sitz in Erkrath bei Düsseldorf. Seit über 30 Jahren sorgen wir dafür, dass unsere Kunden auf Messen, Foren, Konferenzen und Veranstaltungen gut aussehen – und dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert. Von kleinen Start-ups über Familienunternehmen bis hin zu internationalen Großkonzernen begleiten wir Projekte von der Planung bis zur Umsetzung.

Damit das Büro genauso souverän läuft wie unsere Messeauftritte, suchen wir Dich als kaufmännische Büroleitung / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit.

AUFGABEN

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Unternehmen und tragen maßgeblich zur reibungslosen Organisation und Steuerung der kaufmännischen Abläufe bei.

Organisation & Administration

• Eigenständige Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Termin-, Kalender- und Fristenmanagement
• Professionelle schriftliche und telefonische Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung
• Strukturierte digitale und analoge Ablage

Kaufmännische Aufgaben

• Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
• Rechnungsprüfung sowie Mahnwesen
• Konten- und Belegverwaltung
• Unterstützung im Zahlungsverkehr
• Reisekostenabrechnungen

Personalorganisation (ca. 40 Mitarbeitende)

• Verantwortung für die administrative Personalorganisation
• Pflege und Verwaltung der Personalakten
• Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitsverwaltung
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Ansprechpartner:in für personalrelevante Fragestellungen der Mitarbeitenden

Controlling & Geschäftsführungsunterstützung

• Vorbereitendes Controlling (z. B. Kostenübersichten, Auswertungen, Reports)
• Zuarbeit für betriebswirtschaftliche Entscheidungen
• Unterstützung bei der Optimierung kaufmännischer Prozesse und Büroabläufe
• Übernahme von Sonder- und Projektaufgaben nach Anweisung der Geschäftsführung

Allgemeines

• Zentrale Telefonannahme und erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Mitverantwortung für Ordnung, Struktur und ein professionelles Erscheinungsbild der Büroumgebung

QUALIFIKATION

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, kaufmännische Leitung oder Assistenz der Geschäftsführung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung mit Buchhaltungs-, Lohn- oder ERP-Systemen wünschenswert
• Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Organisationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Diskretion
• Professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

BENEFITS

• Eine verantwortungsvolle Vollzeitposition mit klaren Zuständigkeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
• Leistungsgerechte Vergütung
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen
• Kollegiales Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege

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