Office Manager:in - Minijob

CEFE International (CI) mit Sitz in Köln hat zwei Kerngeschäfte. Auf der einen Seite sind wir als Beratungsunternehmen in der Entwicklung des Privatsektors tätig. Wir arbeiten mit Organisationen aus der internationalen Zusammenarbeit, Ministerien und dem öffentlichen Sektor zusammen, um sie zu unterstützen, ihre Projektziele erfolgreich umzusetzen.

Unser Hauptziel ist es, (K)KMU zu fördern und Start-ups zu stärken, um eine nachhaltige wirtschaftliche Entwicklung zu ermöglichen. Um dies zu erreichen, arbeiten wir auf der Mesoebene, indem wir internationale Projekte verwalten, die von multilateralen und bilateralen Kooperationsagenturen finanziert werden. Auf der Mikroebene bieten unsere CEFE-Expert*innen KKMU und Start-ups Kapazitätsentwicklung an, um ihnen zu helfen, ihre Unternehmensleistung zu verbessern, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Zugang zu neuen Märkten zu erhalten.

Deine Rolle

Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen: erste Anlaufstelle für alles Organisatorische, mit offenem Ohr fürs Team und Blick für Details. Wir setzen zunehmend KI-gestützte Prozesse in unseren Abläufen ein – du behältst sie im Büroalltag im Blick und bist die menschliche Schnittstelle dazu.

TASKS

Aufgaben

• Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem man gern arbeitet: Ordnung, Pflanzen, technische Kleinigkeiten – du hast den Überblick.
• Du checkst den Briefkasten, übernimmst die Ablage, koordinierst Termine und bist erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und das Tagesgeschäft.
• Du bist erste Ansprechperson bei IT-Fragen im Team – Kleineres löst du selbst, bei Komplexerem koordinierst du externe Dienstleister oder benutzt KI.
• Du behältst unsere KI im Alltag im Blick: Du achtest auf reibungslosen Lauf, meldest Auffälligkeiten und unterstützt das Team bei der Nutzung – als menschliche Schnittstelle zwischen Tool und Team.
• Du planst und organisierst Teamevents wie Sommerparty, Weihnachtsfeier und spontane Get-togethers und entwickelst kleine Maßnahmen fürs Wohlbefinden.
• Du bist Ansprechperson für allgemeines Feedback rund ums Büro und Miteinander – und findest pragmatische Lösungen.

REQUIREMENTS

Profil

• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und ein gutes Gefühl für Teamdynamiken
• Offenheit und Neugier für KI-Tools und digitale Abläufe – du hast keine Scheu, dich in neue Anwendungen einzuarbeiten (Vorkenntnisse nicht nötig, Interesse schon)
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z. B. ClickUp); technisches Grundverständnis
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse – unser Umfeld ist international
• Freude an Menschen und am reibungslosen Tagesgeschäft
• Von Vorteil: erste Erfahrung in Büroorganisation oder im NGO-/Consulting-Umfeld

BENEFITS

Wir bieten

• Eine klar umrissene, eigenständige Rolle mit echter Verantwortung – kein reiner Zuarbeiter-Job
• Einen Platz an der Schnittstelle zu unseren KI-gestützten Prozessen – mit Perspektive, hier mehr Verantwortung zu übernehmen
• Flexible Arbeitskultur ohne starre 9-to-5-Logik, mit 2-3 festen Präsenztagen/Woche
• Einblick in internationale Projektarbeit und ein herzliches, engagiertes Team
• Mitten im Herzen von Köln

Rahmen

• Umfang: Minijob, ~40 h/Monat (~10 h/Woche), an 2-3 festen Tagen im Kölner Büro
• Vergütung: ab €14,00/h
• Start: 01.08.2026

Sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben, indem du beschreibst, warum du gut zu uns passt – mit Beispielen und deiner Motivation.