Assistenz mit Fokus auf Organisation (m/w/d) im Bereich Schmerztherapie

Du liebst es, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles sauber läuft?

In deinem Freundeskreis bist du die Person, die Termine koordiniert, Listen schreibt und daran denkt, was andere vergessen?

Dir fallen Rechtschreibfehler, unklare Abläufe oder offene Nachrichten sofort auf?

Du kommunizierst gerne, arbeitest sorgfältig und hast Freude daran, Menschen zu unterstützen?

Und du hasst es, wenn Aufgaben liegen bleiben, Nachrichten unbeantwortet sind oder Dinge unnötig chaotisch werden?

Dann passt dieser Job wahrscheinlich sehr gut zu dir.

Wir von Live Awesome helfen Menschen dabei, chronische Schmerzen besser zu verstehen und nachhaltig schmerzfrei zu werden. Gleichzeitig bilden wir Therapeuten, Trainer und Gesundheitsprofis darin aus, mit unserem Konzept der Heilenden Bewegung noch wirksamer mit ihren Patienten zu arbeiten.

Damit wir weiter wachsen und unsere Kunden, Teilnehmer und Patienten bestmöglich begleiten können, suchen wir eine zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung mit starkem Fokus auf Organisation, Kommunikation und Struktur.

AUFGABEN

Organisation & Assistenz

Du unterstützt im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Aufgaben, Termine und Prozesse zuverlässig umgesetzt werden.

Dazu gehören unter anderem:

• Organisation von Terminen, Reisen, Meetings und internen Abläufen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Pflege von Aufgabenlisten, Übersichten und internen Dokumenten
• Rechercheaufgaben und organisatorische Unterstützung bei Projekten
• Kommunikation mit Kunden, Teilnehmern, Partnern und Dienstleistern
• Sicherstellen, dass offene Themen nachgehalten und abgeschlossen werden

Kunden- & Teilnehmerkommunikation

Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen unserem Team und unseren Kunden, Teilnehmern und Interessenten.

Du unterstützt unter anderem bei:

• Beantwortung und Weiterleitung von Nachrichten
• Betreuung von Teilnehmern unserer Workshops, Ausbildungen und Programme
• Organisation von Workshop- und Ausbildungsterminen
• Pflege von Teilnehmerlisten und internen Übersichten
• Unterstützung bei Follow-ups und Erinnerungen

Qualitätsmanagement & Struktur

Du hilfst dabei, dass unsere Abläufe sauber, nachvollziehbar und professionell bleiben.

Dazu gehören:

• Kontrolle von Texten, Unterlagen und internen Dokumenten
• Pflege und Optimierung bestehender Prozesse
• Strukturierung von wiederkehrenden Aufgaben
• Sicherstellen, dass Informationen an der richtigen Stelle dokumentiert sind
• Mitdenken, wenn Abläufe verbessert werden können

Abrechnung & administrative Aufgaben

Du unterstützt bei einfachen administrativen und vorbereitenden Aufgaben rund um Abrechnung und Organisation.

Dazu gehören:

• Vorbereitung von Übersichten in Google Sheets oder Excel
• Pflege von Kundendaten und Zahlungsübersichten
• Vorbereitung von Rechnungs- oder Buchhaltungsunterlagen
• Kommunikation mit Steuerberatung oder externen Dienstleistern nach Einarbeitung

QUALIFIKATION

Struktur & Organisation

• Du liebst es, Dinge zu organisieren und Ordnung in Abläufe zu bringen
• Du arbeitest zuverlässig, selbstständig und denkst mit
• Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen
• Du magst klare Strukturen, saubere Listen und nachvollziehbare Prozesse
• Du antwortest schnell, verbindlich und lösungsorientiert

Detailgenauigkeit

• Dir fallen Fehler in Texten, Zahlen oder Abläufen schnell auf
• Du arbeitest sorgfältig und gewissenhaft
• Du kannst sicher mit Google Sheets, Excel und digitalen Tools umgehen
• Du erkennst Unstimmigkeiten und sprichst sie proaktiv an

Kommunikation & Persönlichkeit

• Du kommunizierst freundlich, klar und professionell
• Du hast Freude daran, Menschen zu helfen und ihnen Orientierung zu geben
• Du bist empathisch, aber gleichzeitig verbindlich
• Du kannst dich gut in Kunden, Teilnehmer und Teammitglieder hineinversetzen
• Du bringst eine positive, lösungsorientierte Haltung mit

Passt das zu dir?

• Du interessierst dich für Gesundheit, Bewegung, Persönlichkeitsentwicklung oder Schmerztherapie
• Du bist offen dafür, dich in neue Themen und Tools einzuarbeiten
• Du hast Lust, Teil eines wachsenden Unternehmens mit echter Mission zu sein
• Du kannst flexibel reagieren, wenn sich Prioritäten verändern
• Du arbeitest gerne eigenständig, aber genauso gerne im Team

Deine fachlichen Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung
• Erfahrung in Assistenz, Organisation, Office Management, Kundenbetreuung oder administrativen Rollen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie Google Workspace, Excel/Google Sheets, Kalender-Tools und Kommunikationsplattformen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

BENEFITS

Wir sind ein motiviertes Team mit einer klaren Mission: Menschen dabei zu helfen, Schmerzen nachhaltig zu verstehen, zu verändern und mehr Lebensqualität zu gewinnen.

Gleichzeitig bilden wir Therapeuten und Trainer aus, die mit unserem Konzept der Heilenden Bewegung echte Veränderung bei ihren Kunden und Patienten bewirken möchten.

Deine Benefits:

• Du arbeitest in einem sinnstiftenden Unternehmen im Bereich Schmerztherapie, Gesundheit und persönliche Entwicklung
• Du hast direkten Einfluss darauf, dass unsere Kunden, Teilnehmer und Patienten professionell betreut werden
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bekommst tiefe Einblicke in Unternehmensaufbau, Organisation und Wachstum
• Du bist keine Nummer in einem Konzern, sondern ein wichtiger Teil eines kleinen, ambitionierten Teams
• Du bekommst klare Verantwortlichkeiten und kannst eigenständig arbeiten
• Du kannst deine organisatorischen Stärken voll einbringen und Prozesse aktiv mitgestalten
• Du hast Entwicklungsmöglichkeiten und kannst langfristig mehr Verantwortung übernehmen
• Du arbeitest in einem Umfeld, in dem Gesundheit, Bewegung und persönliche Weiterentwicklung wirklich gelebt werden
• Je nach Aufgabe und Absprache ist flexibles Arbeiten möglich

Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen.

Mehr über uns findest du hier:

Instagram: @coachandreasleib

Art der Stelle: Teilzeit, 25 Stunden