Sachbearbeitung (m/w/d) im Bereich Bewerbung und Zulassung

Zentrale Universitätsverwaltung

Abt. V: Lehr- und Studienangelegenheiten

Referat V A: Angelegenheiten der Studierenden

SACHBEARBEITUNG (M/W/D)

IM BEREICH BEWERBUNG UND ZULASSUNG

Vollzeitbeschäftigung

unbefristet

Entgeltgruppe 9a TV-L FU

Kennung: VA1_2025_1

Die zentrale Universitätsverwaltung ist eine der tragenden Säulen der Freien Universität Berlin. Sie übernimmt übergeordnete Verwaltungsaufgaben, unterstützt das Präsidium sowie alle Fachbereiche und Einrichtungen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf zentraler Prozesse rund um Forschung, Lehre und Studium. Im Team VA Angelegenheiten der Studierenden der Abteilung Lehr- und Studienangelegenheiten begleiten wir Studieninteressierte und Studierende in allen organisatorischen Fragen rund um das Studium.

Dazu zählen unter anderem die Themen Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation, Rückmeldung, Campuscard und Exmatrikulation. Ein zentraler Aufgabenbereich des Teams ist der Bereich Bewerbung und Zulassung: Hier betreuen wir jährlich rund 60.000 Bewerbungen auf Studienplätze und leisten damit einen maßgeblichen Beitrag zum Zugang zur Freien Universität Berlin. Wir beraten und unterstützen deutsche und internationale Bewerber*innen bei der Zulassung zu grundständigen und weiterführenden Studiengängen, etwa im Bachelor- oder Masterbereich. Unser engagiertes Team – bestehend aus einer Gruppenleitung, einer Multiplikatorin sowie mehreren Sachbearbeiter*innen – arbeitet mit hoher Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Freude an der Zusammenarbeit. Dabei bieten wir ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Verantwortung, strukturierten Arbeitsabläufen und Raum für persönliche Weiterentwicklung. Als Teil unseres Teams tragen Sie dazu bei, dass Studieninteressierte ihren Weg an unsere Universität finden und gut betreut ins Studium starten können. Wenn Sie Interesse an der Mitarbeit in einem leistungsstarken, kollegialen und serviceorientierten Team haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – gestalten Sie mit uns gemeinsam den erfolgreichen Studienstart von morgen!

Aufgabengebiet:

• fundierte Beratung deutscher und internationaler Studieninteressierte zur Bewerbung und Zulassung an der Freien Universität Berlin in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich)
• Prüfung und Entscheidung zu Anträgen auf Zulassung zum Studium unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen (Berliner Hochschulzulassungsrecht, Zugangssatzungen der Hochschule)
• Prüfung von deutschen und internationalen Bildungsnachweisen
• Entscheidung über Einzelfälle im Rahmen der Ermessensspielräume
• Bearbeitung von deutschen und internationalen Immatrikulationen
• Datenerfassung und -pflege in zulassungsspezifischen Softwaresystemen (HISinOne, MS Sharepoint, Datenbank von uni-assist, SAP-SLcM etc.)
• Zusammenarbeit mit Vertreter*innen der Fachbereiche/Institute und externen Stellen wie bspw. Stiftung für Hochschulzulassung und uni-assist e.V.

Einstellungsvoraussetzungen:

abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen

(Berufs-)Erfahrung:

Sie besitzen idealerweise bereits erste Berufserfahrungen im Bereich der Hochschuladministration.

Erwünscht:

Erwartet werden Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Englischkenntnisse (B2/C1 GER) sowie Kenntnisse in der Antragsbearbeitung – idealerweise im Hochschulbereich – sowie Erfahrung im Umgang mit einschlägigen Rechtsvorschriften. Sie bringen eine hohe Einsatzbereitschaft mit und sind in der Lage, auch unter Zeitdruck verlässliche und qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse zu erzielen, insbesondere während der intensiven Bewerbungskampagne zum Wintersemester (Mitte April bis Ende Oktober). Freude an der Beratung, Teamfähigkeit, Kollegialität sowie eine sorgfältige und transparente Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere in der genannten Hochschulverwaltungssoftware und den gängigen Office-Anwendungen, runden ihr Profil ab. Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Benefits:

• 30 Tage Urlaub / Jahr, zusätzlich arbeitsfrei am 24. & 31. Dezember
• flexible Arbeitszeiten nach der geltenden Dienstvereinbarung DV-Flex der FU Berlin
• Bildungsurlaub
• sichere Vergütung nach Tarif
• betriebliche Altersvorsorge
• mobiles Arbeiten
• Beschäftigten-Laptop
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• umfangreiches Weiterbildungsangebot
• umfangreiches Angebot über den Hochschulsport
• Firmenticket
• Gesundheitsmanagement
• Mitarbeiter*inrabatte – Corporate Benefit

Weitere Informationen erteilt Katrin Fischerapply.job.28526110@hokifyjob.com/ 838-75531).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 03.11.2025 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Katrin Fischer:apply.job.28526110@hokifyjob.comoder per Post an die

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Frau Katrin Fischer

Iltisstr. 1

14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.