Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Geschäftsstelle für Verbundprojekte

Fachbereich Mathematik und Informatik

Exzellenzausschreibungen - Berlin Mathematical School

Exzellenzcluster Math+ / Geschäftsstelle Verbundprojekte Mathematik

VERWALTUNGSMITARBEITER*IN (M/W/D)

FÜR DIE GESCHÄFTSSTELLE FÜR VERBUNDPROJEKTE

Vollzeitbeschäftigung

befristet bis 31.12.2032

Entgeltgruppe 9a TV-L FU

Kennung: BMS-2025

Die Geschäftsstelle für Verbundprojekte koordiniert große Drittmittelprojekte des Fachbereichs Mathematik und Informatik der Freien Universität Berlin. Dazu gehört der in der Exzellenzstrategie verankerte und von der DFG geförderte Forschungscluster MATH+ (www.mathplus.de) mit der integrierten Graduiertenschule Berlin Mathematical School (BMS) (www.math-berlin.de). Die Geschäftsstelle des Clusters hat ihren Sitz an der Technischen Universität Berlin. Als Serviceeinrichtung einer internationalen Netzwerkuniversität kommunizieren wir überwiegend in Deutscher und Englischer Sprache.

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem freundlichen und engagierten Team in universitärem Umfeld. Attraktive Arbeitsbedingungen mit Gleitzeit, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, 30 Tagen Urlaub pro Jahr, Firmenticket für die BVG und vielen vergünstigten Sozialleistungen.

Aufgabengebiet:

• Mitarbeit in der Geschäftsstelle für Verbundprojekte, insbesondere der Geschäftsstelle des Clusters MATH+ mit Arbeitsplatz im One-Stop Office an der TU Berlin (4 Tage) bzw. FU Berlin (1 Tag); Erledigung von anfallenden Organisations-, Verwaltungs- und Sekretariatsarbeiten für Vorstand und Geschäftsführung von MATH+ und BMS
• Aufgaben im Bewerbungs- und Zulassungsverfahren, insbesondere Einschätzung der Anerkennung von Studienleistungen und ausländischen Abschlüssen inklusive der Notenbewertung
• Vorbereitung und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen (Kolloquien, Konferenzen etc.) inkl. Budgetplanung mit internationalen Gästen
• Betreuung und Beratungstätigkeit für Studierende in den Ausbildungsprogrammen sowie bezüglich der Forschungs- und Studienorganisation
• Bearbeitung von Angelegenheiten der akad. Selbstverwaltung, Organisation und Abstimmung mit den beteiligten Universitäten
• Erledigung des allg. Schriftverkehrs und der Beratungstätigkeit in deutscher und englischer Sprache sowie einer weiteren Fremdsprache
• Erstellung von Informationsmaterial, Bearbeitung/Aktualisierung der Webseiten mit Joomla und WordPress.

Einstellungsvoraussetzungen:

abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen

(Berufs-)Erfahrung:

2 Jahre idealerweise im universitären Umfeld

Erwünscht:

• gründliche, umfangreiche Fach- und Verwaltungskenntnisse
• Kenntnis des nationalen und internationalen Hochschulwesens
• Fähigkeit zur selbständigen Arbeit; sicherer Umgang mit PC- und Standardbürosoftware
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort u. Schrift; gute Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache
• gesundheitliche Eignung für einen Bildschirmarbeitsplatz
• interkulturelle Kenntnisse und offenes Wesen
• Flexibilität, Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative, soziale Kompetenz, Gender- und Diversitykenntnisse und sehr gute Teamfähigkeit in einem dynamischen wissenschaftlichen Umfeld.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, auch wenn Sie noch nicht alle genannten Qualifikationen mitbringen.

Bei Fragen zum Aufgabenfeld und Team, können Sie sich gern an Frau Bettina Junkes (Leiterin Geschäftsstelle Verbundprojekte FU Berlin,apply.job.28502709@hokifyjob.com/ 030 838 52640) sowie an Frau Nadja Wisniewski (MATH+ Geschäftsführerin, TU Berlin,apply.job.28502709@hokifyjob.com/ 030 314 78651) wenden.

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 27.10.2025 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Bettina Junkes:apply.job.28502709@hokifyjob.comoder per Post an die

Freie Universität Berlin

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Berlin Mathematical School

Exzellenzcluster Math+ / Geschäftsstelle Verbundprojekte Mathematik

Frau Bettina Junkes

Arnimallee 14

14195 Berlin (Dahlem)

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Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.