Business Administrator (m/w/d)

DEINE AUFGABEN

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine organisationsstarke und kommunikative Persönlichkeit, die als zentraler Dreh- und Angelpunkt vor Ort agiert: Du verbindest Office Management, Standortkoordination und vorbereitende Buchhaltung zu einem reibungslosen Betriebsablauf. Wenn du gerne den Überblick behältst, Menschen offen begegnest und Zahlen verstehst, bist du bei uns genau richtig.

Zu deinen Aufgaben zählen:

• Zentrale Ansprechperson vor Ort: Herzliche Betreuung und erster Anlaufpunkt für Kolleginnen und Kollegen sowie enge Abstimmung und Koordination mit den Site Operators.
• Telefonzentrale & Empfang: Professionelle Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe, Beantwortung zentraler Anfragen sowie freundlicher Empfang und Betreuung externer Gäste, Kunden und Dienstleister.
• Office-Versorgung & Bestellwesen: Eigenständige Organisation und Beschaffung des allgemeinen Bedarfs (Büromaterial, Getränke, Obst- und Frühstücksangebote etc.) für eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
• Operative & vorbereitende Buchhaltung: Prüfung, Kontierung und Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Pflege der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
• Schnittstelle zur Steuerberatung: Zuarbeit für Monats- und Jahresabschlüsse, Kontenabstimmung sowie Bereitstellung aller relevanten Unterlagen und Nachweise.
• Prozessoptimierung: Aktive Mitgestaltung schlanker Abläufe am Standort und Digitalisierung administrativer Prozesse.

DEINE SKILLS

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation; Praxiserfahrung an der Schnittstelle von Office Support/Standortbetreuung und Buchhaltung wünschenswert.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude daran, der zentrale Ankerpunkt vor Ort zu sein.
• Solide Grundkenntnisse der doppelten Buchführung und kaufmännischen Rechnungslegung.
• Sicherer Umgang mit gängigen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen sowie routinierte Anwendung von MS Office.
• Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise gepaart mit Diskretion und Hands-on-Mentalität.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse.

WAS WIR DIR BIETEN

WORKING MODEL

• Workation - Erlebe das Arbeiten an einem Urlaubsort deiner Wahl (EU/Schweiz).
• Arbeitszeiten - Passe deine Arbeitszeiten an deine Lebensumstände an.
• Überstunden - Baue bis zu fünf freie Tage am Stück ab.
• Urlaub - Dein Urlaubsanspruch steigt mit deiner Berufserfahrung.
• TimeOut - Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit stehen dir verschiedene Möglichkeiten einer Auszeit zur Verfügung.

TALENT DEVELOPMENT

• Karrieregestaltung - Gestalte deine Karriere durch das Setzen unterschiedlicher Schwerpunkte.
• Feedback-Kultur - Verbessere dich kontinuierlich durch regelmäßige Feedbacks.
• Trainingsbudget - Durch ein festes Budget an Zeit und Spesen kannst du deine Qualifikationen ausbauen.
• Geteiltes Wissen - Teile dein Wissen mit und lerne von deinen Kolleg:innen durch eine Vielzahl an Instrumenten.

COMPENSATION

• Variable Vergütung - Wir bieten dir einen attraktiven Mix aus fairem Grundgehalt und variablen Boni.
• Kinderbetreuung - Wir beteiligen uns an den Kosten für die Betreuung deiner Kinder.
• Altersvorsorge - Wir unterstützen dich für die Zeit nach deiner beruflichen Laufbahn.
• Mitarbeitenden-Rabatte - Erhalte Vergünstigungen oder exklusive Services.
• Mobilität - Wähle die für dich passende Mobilitäts-Option von Deutschlandticket über Jobrad bis hin zu (E-)Firmenwagen.
• Bring-a-Friend - Erhalte eine Prämie nach erfolgreicher Einstellung, basierend auf deiner Empfehlung.

HEALTH

• Corporate Health - Profitiere von unserem ganzheitlichen Gesundheitsmanagement.
• EGYM Wellpass - Wähle zwischen Sport und Entspannung.
• Mental Health - Profitiere von unseren Mental Health First Aids in schwierigen Lebenssituationen.
• Healthy Basics - Starte deinen Arbeitstag mit gesunden Gewohnheiten.
• Nachhaltigkeit - Bei jeder Entscheidung orientieren wir uns an einer nachhaltigen Lösungsfindung.

NETWORKING

• Onboarding - Wir lassen deinen Weg bei Ergosign mit einem herzlichen Onboarding starten.
• Townhalls & AMAs - Bleibe durch regelmäßige Updates der Geschäftsleitung immer auf dem neuesten Stand.
• Site & Team Events - Erlebe die Ergosign-Magie auf unseren internen Events.
• Site Seeing - Lerne unsere verschiedenen Standorte kennen und genieße eine neue Arbeits-Atmosphäre.

MENSCH-ZENTRIERTE CHANCENGLEICHHEIT

Wir suchen die richtigen Persönlichkeiten mit den passenden Skills zur Verstärkung unseres Teams. Chancengleichheit bedeutet für uns, dass alle qualifizierten Bewerbungen ohne Beachtung von ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Familienstand berücksichtigt werden.

Werde Teil unseres vielfältigen Teams – we create digital experiences.