Werkstudent/in Projektassistenz Weltausstellungen (m/w/d)

Projekte für Weltausstellungen (kurz Expo) leben von vielen Details, die im Hintergrund zusammenlaufen müssen – Termine, Reisen, Formulare, Anfragen. Damit unsere Projektleitung sich auf die großen Linien konzentrieren kann, suchen wir Verstärkung, die diesen Hintergrund zuverlässig im Griff hat.

facts and fiction entwickelt Ausstellungen, Museen, Expo-Pavillons und Erlebnisformate an der Schnittstelle von Raum, Kommunikation und Kultur. National und international. Mal hochkomplex, mal komplett verrückt – aber immer mit Anspruch, Haltung und sehr vielen Menschen, die gemeinsam etwas Besonderes schaffen wollen.

Für unsere Expo-Projekte suchen wir ab sofort eine*n Werkstudent/in als Projektassistenz für 15-20h in der Woche.

AUFGABEN

Deine sind Aufgaben beispielsweise:

• Terminkoordination
• Bearbeitung von Mails und Anfragen
• Dateiadministration
• Reiseplanung und -buchung
• Bearbeitung von Formularen
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und Partnern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollen
• Pflege von Projektdaten in Tools wie Notion oder Smartsheet
• Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen und Präsentationen
• Recherchearbeiten zu einzelnen Projektthemen
• Vorbereitung von Abrechnungen und Ablage

QUALIFIKATION

Das bringst du mit

• Strukturierte, genaue Arbeitsweise, auch bei mehreren parallelen Aufgaben
• Eigenständiges Mitdenken und Motivation, ein großes Team mit starker Administration zu unterstützen
• Sicherer Umgang mit MS Office (zwingend erforderlich)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Serbischkenntnisse von Vorteil, aber nicht notwendig
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie Notion oder Smartsheet hilfreich, aber kein Muss
• Eingeschriebene/r Student/in, idealerweise in einem Studiengang wie Kulturmanagement, Eventmanagement, Kommunikationswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich mit organisatorischem Schwerpunkt

So arbeiten wir zusammen

15-20 Stunden pro Woche, einmal wöchentlich bei uns im Büro in Köln, an mindestens drei weiteren Tagen jeweils 2-3 Stunden remote – das ist von überall aus möglich.

Wir glauben an Projekte mit Relevanz. An Offenheit, Respekt und Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Und daran, dass gute Arbeit nicht nur durch Erfahrung entsteht, sondern auch durch Neugier, Haltung und Menschen, die gerne gemeinsam etwas Besonderes schaffen.

Wenn du Lust auf Projekte hast, über die man später gerne Geschichten erzählt – dann sollten wir uns kennenlernen!