Executive + Personal Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management - Technik-affin

Über uns: Peak Performance & Innovation Orthopädische Praxis

Wir sind zwei Praxis-Eigentümer, die medizinische Exzellenz mit modernstem Unternehmertum verbinden. Wir legen extrem großen Wert auf Persönlichkeitsentwicklung, systematisches Selbstmanagement und fachliche Weiterbildung. Inspiriert von Vordenkern aus dem Bereich Peak-Performance (Tony Robbins, Dan Martel usw.) arbeiten wir täglich daran, besser zu werden, sowohl als Unternehmer als auch als Menschen.

Wir suchen kein „klassisches Rädchen im Getriebe“, sondern einen echten A-Player. Jemanden, der administrative Prozesse liebt, diese aber nicht manuell abarbeiten möchte, sondern den starken Drang hat, sie maximal zu optimieren und mit Hilfe unserer KI-Spezialisten soweit wie möglich zu automatisieren und so auf das nächste Level zu heben.

AUFGABEN

Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz

Deine Mission ist es, der Geschäftsführung den Rücken vollständig freizuhalten und unsere administrativen Bereiche auf ein neues Exzellenz-Level zu heben. Du trägst die große Verantwortung für die Bereiche Finanzen, Operations und Personalmanagement (HR). Du bist nicht nur für die operative Durchführung verantwortlich, sondern agierst als Architekt unserer administrativen Workflows. Dein Ziel ist es, diese Bereiche in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und unseren KI-Spezialisten konsequent zu strukturieren, zu systematisieren, zu optimieren und maximal zu automatisieren.

• Vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement: Du bist vollumfänglich verantwortlich für das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV. Du überwachst Zahlungseingänge und -ausgänge akribisch und verhinderst Flüchtigkeitsfehler (z.B. bei Mehrwertsteuerbeträgen oder Doppelzahlungen) durch eiserne Struktur.
• KI-Integration & Automatisierung: Du nutzt aktiv KI-Tools und moderne Software-Lösungen (wie z.B. GetMyInvoice), um bestehende Prozesse in der Buchhaltung und Belegverwaltung zu verschlanken und konsequent zu automatisieren.
• Executive & Personal Office Management: Du bist der zentrale Anker für den Geschäftsalltag und das Privatleben der Eigentümer. Du hältst uns administrativ komplett den Rücken frei:
• Business Operations: Du managst proaktiv unsere Kalender und die E-Mail-Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeiter sowie interne und externe Partner. Du agierst in der Kommunikation stets professionell und in unserem Sinne.
• Private Administration: Du übernimmst die vollumfängliche private Assistenz (z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl. Nebenkostenabrechnungen, Postbearbeitung).
• Entlastung als Prinzip: Egal ob geschäftlich oder privat – du denkst voraus, antizipierst Bedürfnisse und nimmst uns Aufgaben ab, bevor sie zum „To-do“ werden. Kannst du ein spezifisches Thema einmal nicht sofort lösen? Kein Problem – bei Unklarheiten (z.B. bei Versicherungsfragen) recherchierst du selbstständig, nutzt die direkten Kommunikationswege effizient und präsentierst uns fertige Lösungswege statt offener Fragen.

QUALIFIKATION

Dein Profil: Resilienz, Struktur & Growth Mindset

Du bist ein absolutes Organisationstalent mit kaufmännischem Background (oder vergleichbarer Erfahrung in der Buchhaltung/Assistenz) und einer großen Leidenschaft für digitale Effizienz. Besonders wichtig ist uns dein Mindset:

• Herausragendes Selbstmanagement & Resilienz: Du verfügst über fest verankerte Werkzeuge und Routinen, um dich selbst auch in stressigen Phasen optimal zu regulieren.
• Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich tiefgehend für Peak-Performance-Konzepte und hast den starken inneren Antrieb, jeden Tag dazu zu lernen und dich persönlich weiterzuentwickeln. Cool, wir haben das auch und machen sogar vieles gemeinsam als Team. (Photo von einer Tony Veranstaltung mit TEAM)
• Technologie- & KI-Affinität: Du wendest KI (wie ChatGPT/Claude/Gemini) bereits aktiv in deinem Alltag an und hast große Freude daran, dich in neue technische Systeme einzuarbeiten.
• Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest äußerst präzise, eigenständig und zu 100% verlässlich. Halbe Sachen gibt es bei dir nicht.

BENEFITS

Was wir dir bieten: Ein Umfeld für Überflieger

Fokus auf Weiterbildung

5 voll bezahlte Fortbildungstage pro Jahr. Zahlreiche interne Weiterbildungsmöglichkeiten sowie aktive Unterstützung in Persönlichkeitsentwicklung & Kommunikationstraining (z.B. Besuch jährlicher Events wie Tony Robbins).

Interne AI-Trainings

Zugang zu unseren exklusiven internen KI-Schulungen sowie die Teilnahme an innovativen Team-Hackathons.

Team-Spirit & Events

Gemeinsame Erlebnisse: Sport (Freiburg-Marathon, B2B-Run, Golfkurs), saisonale Events (Spargelessen, Caipirinha-Party, Glühwein-Advent, Neujahrs-Kochkurs) & kreative Highlights (z.B. Filmdreh-Events).

Erholung & Sicherheit

30 Tage Urlaub bei 12 Monatsgehältern. Eine strukturierte Jahresplanung sichert deine Erholung und Fortbildung.

Wachstumsorientiertes Umfeld

Wir pflegen ehrliches Feedback, tiefe und anregende Gespräche und absolute Professionalität ohne veraltete Hierarchien.

Unser Auswahlprozess

Lean, simple, aber strukturiert: Wir möchten dich persönlich kennenlernen und herausfinden, ob wir menschlich und fachlich perfekt zusammenpassen.

• 1. Kennenlernen mit der Geschäftsführung: Im ersten Schritt tauschen wir uns persönlich (die beiden Praxis-Eigentümer und du) aus. Hier finden wir heraus, ob wir dieselben Werte teilen, unser Mindset matcht und die Chemie stimmt.
• 2. Praxisnahe Aufgabe: Um dir einen ersten Einblick in den Arbeitsalltag zu geben und dein Talent für Strukturen zu sehen, bearbeitest du eine kleine, praxisnahe Aufgabe (z. B. die digitale Aufbereitung von Dokumenten). So erleben wir direkt, wie du an Herausforderungen herangehst.
• 3. Teamfit & Persönlichkeitsanalyse: In diesem Schritt lernst du unsere zweite Business-Assistentin & Marketingmanagerin sowie unsere Praxismanagerin kennen. Da uns ein reibungsloses Miteinander am Herzen liegt, führen wir ein kurzes DISC-Persönlichkeitsassessment durch. Dies hilft uns, deine Kommunikationsstile und Motivatoren besser zu verstehen und sicherzustellen, dass du sowohl fachlich als auch menschlich perfekt in unser Team passt.

Bist du bereit für das nächste Level?

Wenn du dich in dieser Beschreibung zu 100% wiederfindest und Lust hast, mit uns die Administration und Buchhaltung der Zukunft zu bauen, sende uns deine Bewerbung (Lebenslauf, bisherige Zeugnisse, ein Anschreiben oder gerne auch ein kurzes Video) zu. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Standort: Büro im Herzen der Freiburger Innenstadt & Homeoffice