Organisationsassistenz | KI - Bildungskoordination | 100% remote | Teilzeit (50%) oder Freelance

Wenn Maschinen lernen, müssen Menschen wachsen. Das ist keine Phrase, sondern unser Antrieb.

Wir vom Institut für Zukunftsbildung (IZB) machen aus Mitarbeitenden keine reinen Anwender, sondern Gestalter*innen der Zukunft. Mit unserem AZAV-zertifizierten Programm „KI Leader" verbinden wir Effizienz durch Technologie und Sinngebung durch Menschen.

Algorithmen verarbeiten Millionen von Daten. Aber fühlen, fragen, führen – das bleibt menschlich. Und genau hier kommst du ins Spiel. Als zentrale Schnittstelle zwischen Teilnehmenden, Verwaltung und Geschäftsführung sorgst du für einen reibungslosen Ablauf und ein positives, professionelles Teilnehmenden-Erlebnis – digital, strukturiert und serviceorientiert.

AUFGABEN

Kundenkommunikation & Administration

E-Mails bearbeiten, Anfragen beantworten, Start-Mails versenden und neue Teilnehmende betreuen.

Dokumenten- und Teilnehmermanagement

Unterlagen (Lebensläufe, Verträge, Ausweise) herunterladen, prüfen, benennen und systematisch pro Teilnehmer*in ablegen.

Förderanträge & Formalitäten

Anträge ausfüllen, Vollmachten und Begründungen erstellen, Follow-ups durchführen.

Qualitätsmanagement & Kontrolle

Fehlende Unterschriften und Dokumente prüfen, Fehler beheben, Fristen überwachen und To-Dos dokumentieren.

AZAV-Unterstützung

Bei der Erfüllung der AZAV-Anforderungen mitwirken, Unterlagen auditgerecht vorbereiten und Qualitätsnachweise pflegen.

Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Termin- und Meetingvorbereitung, interne Abstimmung.

Kommunikation

Telefonische Nachfragen übernehmen, Rückfragen klären und bei zeitkritischen Phasen (z. B. vor Kursstart) flexibel unterstützen

Diese Stelle ist mit einem Beschäftigungsgrad von 50 % zu besetzen.

QUALIFIKATION

Fachlich:

• Erfahrung im administrativen Bereich (optional im AZAV-Bereich)
• Sicherer Umgang mit Formularen und Behörden (idealerweise Bundesagentur für Arbeit)
• Dokumentenmanagement ist für dich kein Fremdwort
• KI-Kompetenzen: Du hast bereits eigene Assistenten oder Workflows gebaut und in deinen Arbeitsalltag integriert
• Du beherrschst CRM-Tools und bist offen für neue KI-Tools
• Qualitätskontrolle und Fehlerkorrektur liegen dir im Blut
• Du jonglierst mit Fristen und behältst den Überblick

Persönlich – und das ist uns wichtig:

• Du bist sehr strukturiert, verlässlich, detailliert, methodisch
• Menschenzentriertes Denken ist für dich selbstverständlich
• Du bist neugierig auf KI und nutzt es in deinem Alltag (erzähl uns wie!)
• Positive Grundeinstellung – auch wenn's mal stressig wird
• Selbstreflektiert und entscheidungsfreudig
• Kommunikationsstark (schriftlich und am Telefon)

BENEFITS

• Sinn statt Leerlauf: Du wirkst bei einem visionären Bildungsträger mit – echte Mission, kein Buzzword-Bingo
• 100 % Remote: Arbeite von wo du willst, gestalte deinen Tag weitgehend flexibel (Ergebnisse sind wichtiger als Präsenz)
• Steile KI-Lernkurve: Zusammenarbeit mit unserem Gründer und Expert*innen aus KI-Recht, KI-Technik und KI-Organisationsentwicklung
• Zugang zu allem: Alle KI Leader-Inhalte, Aufzeichnungen, Unterlagen, Austausch – für dich verfügbar
• Echte Perspektive: Start in Assistenzaufgaben, Entwicklung Richtung Teamleitung möglich, wenn gewünscht

Vielleicht kennst du das: In vielen Jobs versinkst du in Prozessen, ohne zu sehen, wofür du das eigentlich machst. Formulare ausfüllen, Dokumente jagen, E-Mails abarbeiten – am Ende des Tages fragst du dich: "War's das?"

Nicht bei uns. Hier siehst du direkt, was deine Arbeit bewirkt. Jeder Förderantrag, den du stellst, öffnet einer Person die Tür zu einer Weiterbildung, die ihr Leben verändern kann. Du bist nicht nur Verwaltung – du bist Ermöglicher*in.

Und: Du wächst mit. KI ist nicht nur Thema unserer Teilnehmenden, sondern auch deines. Du lernst von KI-Experten, du experimentierst, du entwickelst dich weiter.

Remote, flexibel, menschlich – und trotzdem professionell. Klingt nach Widerspruch? Probier's aus!

Wir laden Bewerbende (m/w/d) herzlich ein, den kostenlosen Persönlichkeitstest auf 16personalities.com/de zu machen und uns ihren Typ mitzuteilen. Wir glauben daran, dass stärkenorientiertes Arbeiten der Schlüssel zu gemeinsamer Entwicklung ist.