Büroassistenz / Administrative Unterstützung (m/w/d)

Teilzeit möglich (15–30h) Standort: Dortmund

Wir suchen eine zuverlässige Büroassistenz, die unser Team im Tagesgeschäft entlastet und dafür sorgt, dass organisatorische und administrative Aufgaben sauber, schnell und strukturiert erledigt werden. Du hältst den Betrieb im Hintergrund am Laufen – damit Vertrieb, Innendienst und Geschäftsführung sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

AUFGABEN

Kommunikation & Erstkontakt

• Telefon annehmen, Anfragen entgegennehmen und intern weiterleiten
• E-Mails sortieren, beantworten oder an die richtige Stelle weitergeben
• Erste Kundenaufnahme (Grunddaten erfassen, Anliegen dokumentieren)

Administrative Abläufe

• Dokumente ablegen, sortieren, digitalisieren und strukturiert ablegen
• Scannen, Drucken, einfache Dokumentenvorbereitung
• Pflege von Listen, Tabellen und einfachen CRM‑Einträgen
• Posteingang / Postausgang organisieren

Unterstützung im Tagesgeschäft

• Versand vorbereiten (z. B. Unterlagen, Retouren, Reklamationen begleiten)
• Materialbestellungen vorbereiten (Infos sammeln, Angebote einholen)
• Termine intern weitergeben oder koordinieren (keine komplexe Planung)
• Kleine organisatorische Aufgaben übernehmen, die im Alltag anfallen

Entlastung des Innendienstes

• Vorarbeiten übernehmen, damit der Innendienst sich auf Fachthemen konzentrieren kann
• Informationen zusammentragen (Fotos, Kundendaten, Unterlagen)
• Einfache To‑dos übernehmen, die keine PV‑Fachkenntnisse erfordern

QUALIFIKATION

Was du mitbringen solltest

• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliche Kommunikation am Telefon und per Mail
• Sicherer Umgang mit PC, E‑Mail und einfachen Office‑Tools
• Freude an Organisation, Ordnung und administrativen Tätigkeiten
• Selbstständiges Arbeiten und Blick für das, was gerade gebraucht wird
• Keine PV‑Vorkenntnisse nötig – wir arbeiten dich ein

BENEFITS

• Flexible Teilzeitmodelle (15–30 Stunden)
• Klare, wiederholbare Aufgaben ohne Fachstress
• Ein kleines, freundliches Team mit kurzen Wegen
• Moderne Arbeitsumgebung und digitale Abläufe
• Ein sicherer Job in einem wachsenden Unternehmen der Energiewende

Du bist die Person, die dafür sorgt, dass im Büro nichts liegen bleibt, alles sauber dokumentiert ist und das Team sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Eine Rolle für Menschen, die Ordnung lieben, gerne unterstützen und zuverlässig arbeiten.