Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

ivoflow ist eine preisgekrönte AI Spend- & Price-Intelligence-Plattform für produzierende Unternehmen. Wir verbinden interne Einkaufsdaten mit Marktintelligenz in Echtzeit – und helfen unseren Kunden, Einsparungspotenziale zu identifizieren, Margen zu verbessern und den Einkauf zur strategischen Einheit zu formen.

Zu unseren Kunden zählen namhafte Konzerne wie Jaguar Land Rover, ZF Lifetec, Zwilling, Fischer, TROX, Böllhoff und viele weitere führende Industrieunternehmen. ivoflow wurde von Spend Matters in die "Future 5"-Liste aufgenommen und ist seit drei Jahren in Folge in den ProcureTech100 vertreten. Unser Team sitzt in Koblenz – mit viel Ambition, kurzen Wegen und echter Gründernähe.

AUFGABEN

Deine Rolle

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale Vertrauensperson und das organisatorische Herzstück von ivoflow. Du arbeitest täglich eng mit den Gründern Daniel Demuth und Nicolas Neubauer zusammen, übernimmst übergreifende Verantwortung und sorgst dafür, dass das gesamte Unternehmen reibungslos funktioniert – von Finanzen über HR bis hin zu Events und Compliance.

Deine Aufgaben

Finanzplanung & Reporting

• Pflege und Auswertung des Finanzplans in Excel (Kostenstellen, Soll/Ist-Vergleich)
• Vorbereitung und Aktualisierung des Liquiditäts- und Salesplan
• Vorarbeit des monatlichen Investorenberichts sowie Abgleich mit Bankkonten
• Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie Nachverfolgung offener Posten
• Vorbuchung in DATEV Unternehmen Online sowie Rechnungsprüfung
• Budgetverwaltung und Auswertungen in Excel
• Reisekostenabrechnungen

Personal & HR

• Vorauswahl von Bewerbungen und aktive Mitarbeit im Recruiting-Prozess
• Zusammenarbeit mit externen Recruitern
• Koordination der Gehaltsläufe
• Dokumentation von Jahresgesprächen und Zielvereinbarungen
• Erstellung und Pflege von Onboarding-Plänen und -Checklisten
• Tracking von Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
• Planung von Team-Events und Firmenveranstaltungen
• Reiseplanung und -koordination sowie Verwaltung von unserer Zeiterfassungs-Software

Compliance & Qualitätsmanagement

• Dokumentation und Pflege von Prozessen im Rahmen von ISO 27001 und ISO 9001
• Unterstützung bei Audit-Vorbereitungen und Zertifizierungsprozessen

Vertriebsunterstützung

• Koordination von Kundenterminen und Marktrecherchen
• Mitwirkung bei der Organisation von Messen, Marketing-Events und Webinaren

Office Management

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags: Bestellungen, Post, Ablage
• Ansprechpartner für externe Dienstleister und Serviceanbieter
• Mitgestaltung und Design unseres modernen Büros in Koblenz

QUALIFIKATION

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit Excel (Formeln, Pivot, Auswertungen)
• Erfahrung mit DATEV Unternehmen Online oder vergleichbaren Buchhaltungstools von Vorteil
• Sehr strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Geschäftsinformationen
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein hoher Qualitätsanspruch
• Nutzung und Erlernen von AI Tools (Chat GPT, Claude) zur Unterstützung in alltäglichen Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

BENEFITS

Was wir Dir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern

• Startup-Kultur mit namhaften Enterprise-Kunden

• Abwechslungsreiche & verantwortungsvolle Aufgaben

• Modernes Büro in Koblenz + flexible Arbeitszeiten

• Weiterbildungsbudget und persönliche Entwicklung

• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen

Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Bitte sende uns deinen Lebenslauf sowie deinen frühestmöglichen Einstiegstermin und deine Gehaltsvorstellung.

Wir melden uns schnellstmöglich. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!