Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir – die Adpleo GmbH – sind eine der schnellstwachsenden Marketingagenturen im Gesundheitswesen. Unser Spezialgebiet liegt im digitalen Recruiting und Employer Branding, wo wir unseren Kunden aus dem Gesundheits- und Sozialwesen als Marketing-Partner im Hintergrund zu einer Top Arbeitgeber-Präsenz auf Social Media und qualitativ hochwertigen Neueinstellungen verhelfen. Bei uns erwartet Dich mehr als ein Job: Ein junges, motivierendes Umfeld, das gemeinsam klare Ziele hat und diese erreicht. Zu unseren Kernwerten gehört “Wachstum”, wenn Du Dich also persönlich und beruflich weiterentwickeln möchtest, bist Du bei uns richtig.

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) ist es Deine Aufgabe, die Planung und Umsetzung organisatorischer Aufgaben zu übernehmen. Du kannst dich schnell weiter entwickeln, und z.B. künftig das HR-Management leiten und zusätzlich interne Betriebsprozesse optimieren. Dich erwartet ein spannendes und vielseitiges Aufgabenfeld sowie hohe Verantwortung, denn Deine Arbeit hat eine Wirkung auf das gesamte Team.

Klingt interessant? Bewirb Dich und wir finden gemeinsam heraus, ob Du zu uns passt. Wir freuen uns auf Dich!

AUFGABEN

• Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Belege erfassen, Einkäufe managen usw.
• Unterstützung bei Office-Operations und Controlling: Angebote erstellen, Pflege der internen Auftragsdatenbank, Übertragen von Details in Controlling-Auswertungen gemeinsam mit der Geschäftsleitung.
• Management unserer eigenen Recruiting-Tätigkeiten, sodass neue Talente auf uns aufmerksam werden
• Erstkontakt und Kennenlerngespräche mit unseren Bewerbern
• Begleitung von Onboarding und Einarbeitung von neuen Teammitgliedern
• Pflege von Kundenstammdaten und Personalakten
• Versand von Briefen, E-Mails und Printmedien
• Empfang von telefonischen Anfragen oder telefonische Koordination von verschiedenen Angelegenheiten.
• Telefonischer Kontakt in Vertretung der Geschäftsführung (z.B. zu Versicherungen, Steuerberater, Immobilien, Anwalt etc.)
• Kalendermanagement & Terminkoordination der Geschäftsführung
• Organisation von Reisen & Teamevents (Ticket-, Zug-, Flug- und Hotelbuchungen)

QUALIFIKATION

DU PASST ZU UNS, WENN…

• Du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium im Bereich BWL/Controlling/HR oder entsprechende Vorerfahrung als Quereinsteiger:in hast.
• Du eventuell bereits Erfahrung im HR-Management, also dem Kennenlernen von Bewerbern oder Begleiten von Mitarbeiter-Onboardings hast.
• Digitale Office-Anwendungen für Dich einfach sind und Spaß machen: Egal ob Word, Excel oder Dokumentenmanagement.
• Deine Deutschkenntnisse exzellent in Wort & Schrift sind.
• Du eine positive, empathische Ausstrahlung an den Tag legst und Dich gut in andere Menschen hineinversetzen kannst.
• Du in der Vergangenheit bereits eine Vertrauensperson für Vorgesetze oder Mitarbeitende gewesen bist.
• Du kommunikativ, teamfähig und gerne im Kontakt mit anderen Menschen bist.
• Es fällt Dir leicht fällt, eigenverantwortlich und selbstbestimmt zu arbeiten.
• Du die Fähigkeit besitzt, bestehenden Prozessen und Systemen zu folgen – aber auch den Weitblick, wie interne Prozesse noch besser ablaufen könnten.
• Du strukturiert, präzise und gewissenhaft arbeitest – mit einem Auge für Details.
• Du hast Lust, in einem jungen und motivierten Team zu arbeiten und als zentrale Rolle unser schnelles Firmenwachstum weiter mitzugestalten.
• Und vor allem: Du ein Organisationstalent bist

BENEFITS

• Top-Umfeld: In unseren hochwertigen Büroräumlichkeiten triffst Du auf ein motiviertes und leistungsorientiertes Team, das gemeinsam seine Ziele erreicht.
• Tolle Arbeitsatmosphäre: Wir begegnen uns alle auf Augenhöhe und pflegen eine offene Kommunikation. Gemeinsame Teamevents stärken unseren Zusammenarbeit und Erfolge werden bei uns gefeiert!
• Hohe Weiterentwicklung: Unser Fokus liegt auf gemeinsamem Wachstum. Dafür sorgen wir mit 1:1-Mentorings, internen Schulungen, externen Coachings und regelmäßigen Entwicklungsgesprächen (Mitarbeitergespräche).
• Spannende Aufgaben: Dein Aufgabengebiet ist sehr vielseitig und abwechslungsreich. Du arbeitest eigenverantwortlich und siehst genau, wozu Deine wertvolle Arbeit beiträgt.
• Modernste Ausstattung am Arbeitsplatz: Elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch, Apple MacBook, 4K Bildschirm und Apple Zubehör sowie kostenlose Getränke-Flat.
• Attraktive Vergütung: Deine Arbeit wird bei uns wertgeschätzt und Du erhältst ein gutes Gehalt mit langfristig vielen Aufstiegsmöglichkeiten.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!