Family Office Assistenz (m/w/d)

Für ein Family Office einer Unternehmerfamilie suchen wir eine erfahrene, diskrete und strukturierte Persönlichkeit. In dieser vertrauensvollen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Familie, externen Dienstleistern und Behörden – mit hohem Maß an Eigenverantwortung und Überblick über viele parallele Themen.

AUFGABEN

1. Administration & Finanzen

• Unterlagen für Steuerberater und Banken zusammenstellen, aufbereiten und weiterleiten – ohne eigene steuerliche Bearbeitung
• Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Versicherungsrechnungen sichten, ablegen und Zahlungen veranlassen
• Versicherungsverträge (Gebäude, Kunst, Privat) und Dienstleistungsverträge pflegen, anpassen und bei Bedarf kündigen
• Lohnunterlagen für Hausangestellte vorbereiten und an den Steuerberater weiterleiten; Überweisungen veranlassen

2. Immobilien, Behörden & Korrespondenz

• Mietverwaltung für mehrere Immobilien im In- und Ausland: Zahlungskontrolle, Nebenkostenabrechnungen, Koordination mit Hausverwaltungen und Handwerkern
• Korrespondenz mit Anwälten, Hausverwaltungen und internationalen Dienstleistern (u. a. Dubai, Budapest)
• Beantragung amtlicher Dokumente und Visa; Bearbeitung behördlicher Post und Bußgelder
• Digitale Ablage, Scannen, Postbearbeitung und allgemeine Korrespondenz im Auftrag der Familie

3. Familie, Reisen & Familienarchiv

• Familienorganisation: Kita- und Schulanmeldungen, Therapietermine, Behördengänge und Versicherungsanpassungen für Kinder und Familienmitglieder
• Vollständige Reiseplanung und -buchung (Flüge, Hotels, Mietwagen), Restaurantreservierungen und Veranstaltungstickets
• Digitalisierung, Katalogisierung und strukturierte Ablage von Familienmaterialien – Dokumente, Fotos, historische Unterlagen und Familiendaten als langfristiges Familienarchiv

QUALIFIKATION

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, idealerweise in einer Kanzlei, Unternehmensberatung, einem Family Office oder vergleichbarem Umfeld
• Ausgeprägte Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Themen
• Strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise – auch bei vielen parallelen Themen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook und Excel) sowie digitalen Ablage- und Kommunikationssystemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

BENEFITS

Wir bieten

• Teilzeitstelle mit 20–30 Stunden pro Woche und flexibler Zeiteinteilung
• Teilweise Homeoffice möglich
• Vielseitige Vertrauensposition mit direktem Kontakt zur Familie und echtem Gestaltungsspielraum
• Leistungsgerechte Vergütung und langfristige Perspektive in einem wertschätzenden Umfeld

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben.