Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) Professionelles Business-Umfeld

Wir sind ein spezialisierter Personaldienstleister und suchen im Auftrag unseres Mandanten - ein renommiertes, international agierendes Unternehmen im Herzen von Köln - eine organisationsstarke Persönlichkeit für das zentrale Team-Office.

In dieser Position sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung bzw. der Fachexperten und sorgen für reibungslose Abläufe auf höchstem Niveau.

AUFGABEN

• Zentrales Partnermanagement: Sie sind die erste Kontaktperson für nationale und internationale Geschäftspartner (telefonisch und schriftlich).
• Termin- & Fristenmanagement: Sie koordinieren komplexe Terminkalender und behalten wichtige Abgabefristen sowie Wiedervorlagen fest im Blick.
• Dokumenten-Management: Sie erstellen, bearbeiten und formatieren anspruchsvolle Korrespondenz, Berichte und Präsentationen.
• Prozessunterstützung: Sie unterstützen im Abrechnungswesen sowie im Forderungsmanagement.
• Office Administration: Sie verantworten die strukturierte Aktenführung (digital/physisch) und organisieren den täglichen Büroablauf.

QUALIFIKATION

• Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Rechtswesen) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sprachgefühl: Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Kontext.
• Software-Kenntnisse: Souveräner Umgang mit dem MS Office-Paket (insbesondere Word und Outlook).
• Arbeitsweise: Sie arbeiten absolut präzise, diskret und behalten auch in dynamischen Phasen einen kühlen Kopf.
• Persönlichkeit: Ein professionelles Auftreten, Zuverlässigkeit und Freude an der Arbeit im Team zeichnen Sie aus.

BENEFITS

• Sicherheit: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einem krisensicheren und modernen Umfeld.
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und 31 Tage Urlaub.
• Benefits: Attraktive Vergütung, Jobticket für den ÖPNV und Fahrrad-Leasing (JobRad).
• Extras vor Ort: Ein moderner Arbeitsplatz mit kostenfreien Getränken, Obst, Snacks sowie regelmäßigen Firmenevents.
• Gesundheit & Vorsorge: Zuschüsse zur Arbeitsbrille und vielfältige Sportmöglichkeiten.
• Kultur: Eine intensive Einarbeitung und ein Team, das Wert auf ein wertschätzendes Miteinander legt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!