Projektassistenz (m/w/d)

IHRE AUFGABEN

In dieser Position unterstützt du unsere internen Abläufe ganzheitlich: Organisation, kaufmännische Prozesse, operative Koordination und Schnittstellenarbeit. Du sorgst dafür, dass zentrale Prozesse strukturiert laufen – von Reisen über Rechnungen bis zu Events und Sonderprojekten.

OPERATIVE ORGANISATION & INTERNE ABLÄUFE

• Koordination zentraler interner Prozesse und Ansprechpartner*in für organisatorische Themen
• Organisation von Onboardings inkl. IT‑Zugängen und externer Dienstleister
• Schnittstelle zu IT‑, Datenschutz‑ und Arbeitssicherheitspartnern
• Strukturierte Dokumentenverwaltung und Vertragsorganisation

REISE‑, TERMIN‑ & PROZESSKOORDINATION

• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen
• Terminorganisation für Geschäftsführung und Teams
• Vorbereitung interner und externer Meetings
• Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Einhaltung interner Richtlinien

KAUFMÄNNISCHE UNTERSTÜTZUNG & FINANCE‑ANBINDUNG

• Bearbeitung des Rechnungseingangs und Vorbereitung für DATEV
• Kostenkontrolle, Abstimmungen und Zuarbeit für Steuerberater*innen
• Kassenführung, Postbearbeitung und Belegmanagement

FUHRPARK, EVENTS & SONDERAUFGABEN

• Organisation und Verwaltung des Firmenfuhrparks inkl. Versicherungen
• Unterstützung bei internen und externen Events (Planung, Abrechnung, Koordination)
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Sonderprojekten (z. B. HR‑nah, IT‑nah)

IHR PROFIL

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in operativen, koordinierenden oder kaufmännischen Rollen
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und gutes Prioritätenmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise DATEV‑ und Reisekostenkenntnisse
• Verlässlichkeit, Diskretion und Freude daran, Prozesse effizient zu gestalten
• Digitales Mindset und Offenheit für moderne Tools (z. B. KI‑gestützte Workflows)
• Führerschein Klasse B

WARUM WIR?

• Beratungskultur mit Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Ideen‑Kultur geben dir die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten
• Zentrale Lage in Düsseldorf: Unser modernes Büro befindet sich in Top‑Lage – inklusive großzügiger Dachterrasse für Austausch, Pausen und frische Gedanken
• Leistungsorientiertes Bonusmodell: Engagement und gute Ergebnisse lohnen sich bei uns – transparent, fair und nachvollziehbar
• Starker Teamzusammenhalt: Regelmäßige Team‑ und Firmenevents stärken unseren Zusammenhalt und sorgen für gemeinsame Erlebnisse abseits des Beratungsalltag
• Modernes Arbeiten: Du wählst dein bevorzugtes Hardware‑Setup (Apple oder Microsoft) – selbstverständlich auch zur privaten Nutzung
• Urban Sports Club & EGYM Wellpass: Profitiere von deutschlandweiten Sport‑, Fitness‑ und Wellnessangeboten
• Nachhaltige Mobilität: Wir bezuschussen dein Deutschlandticket
• Gesundheit im Fokus: Über unsere betriebliche Krankenkasse erhältst du Zugang zu erweiterten Gesundheits‑ und Vorsorgeleistungen
• Absicherung für die Zukunft: Wir unterstützen dich bei Bedarf mit einer betrieblicher Altersvorsorge und einer Berufsunfähigkeitsversicherung

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – Gerne per E-Mail anapply.job.28939736@hokifyjob.comoder online auf unserer Homepage unter .