Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) in schnell wachsenden Boutique Agentur

Es ist Feierabend und du klappst deinen Laptop zu.

Du bist entspannt, weil du weißt:

Alles ist erledigt. Nichts ist liegen geblieben.

Du hast heute:

• Abrechnungen und die Buchhaltung vorbereitet
• Podcasts für den nächsten Monat vorgeplant und mit 2 neuen Gästen Termine ausgemacht
• Mit weiteren potentiellen Teammitgliedern geschrieben, dafür gesorgt, dass das Office gut ausgerüstet ist und nebenbei gemerkt, dass alle Teammitglieder happy sind und eine gute Zeit haben
• Und diverse Dinge koordiniert, Nachrichten geschrieben und Prioritäten jongliert. Alles in deinem System und du hast vollen Überblick darüber

Klingt das nach dir? Dann lies weiter.

Wir von NAO Skalierung (einer Marketing/Skalierungsagentur, die Coaches und Berater im Wachstum unterstützt) suchen jemanden, der nicht einfach „mitarbeitet“, sondern mitdenkt, eigenständig Dinge organisiert und operative Exzellenz in das gesamte Team bringt.

AUFGABEN

Organisation & Qualitätsmanagement

• Du übernimmst administrative & organisatorische Aufgaben vollständig (Reiseorganisation (Hotels, Flüge, Termine)
• Organisation des Büros & Entlastung des Teams
• Korrekturlesen und Prüfen von Texten, E-Mails, Präsentationen und Materialien auf Fehler, Unklarheiten und Konsistenz

Abrechnung & Buchhaltung

• Du bereitest monatliche Abrechnungen fehlerfrei vor, schreibst Rechnungen und kommunizierst mit dem Steuerberater
• Du arbeitest mit Tools wie DATEV / EasyBill
• Du prüfst Zahlen sorgfältig und denkst mit

Podcast Management

• Du koordinierst Termine, Uploads und Veröffentlichungen
• Du prüfst Shownotes auf Qualität und Fehlerfreiheit und lädst Podcasts auf verschiedenen Plattformen hoch

Recruiting Support

• Du führst schreibst proaktiv potentielle Mitarbeiter an (über den Unternehmensaccount)
• Ggf. führst du auch eigenständig Erstgespräche mit Kandidaten

QUALIFIKATION

Struktur & Organisation

• Du liebst es zu organisieren und bist die Person, die auch im privaten Umfeld immer die Aktivitäten organisiert
• Du bist sehr strukturiert und organisiert. Ordnung ist dir unglaublich wichtig
• Du hast selbst Systeme und Checklisten für private Themen, weil es dir in deinem Alltag hilft
• Du verlierst keine Aufgaben und verpasst keine Deadlines

Execution & Priorisierung

• Du hasst es, wenn du ungelesene Nachrichten auf deinem Handy hast
• Du bist sehr schnell im Antworten
• Du kannst mit vielen unterschiedlichen Aufgaben umgehen und sie priorisieren

Detailgenauigkeit

• Du bist sehr präzise und fehlerorientiert: Dir fehlt in einer Speisekarte jeder kleine Fehler auf
• Auch Zahlen sind kein Thema für dich. Du kannst sicher mit Excel und Google Sheets umgehen und dir fallen schnell Unstimmigkeiten auf

Kommunikation

• Du liebst es mit Menschen zu sprechen und kannst eigentlich mit jedem ein Gesprächsthema finden
• Dir ist eine gute, ehrliche und klare Kommunikation wichtig.
• Du kannst mit Feedback und Kritik umgehen - solange sie ehrlich und konstruktiv ist

Deine fachlichen Qualifikationen:

• ⁠Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL, Kommunikation, Management).
• Einschlägige Erfahrung in einer Assistenz- oder Support-Rolle, idealerweise in einem dynamischen Umfeld (Agentur, Start-up).
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und die Fähigkeit, dich schnell in neue Software (Podcast-Tools, CRM, Buchhaltung) einzuarbeiten.
• ⁠Exzellente Deutschkenntnisse (C2-Niveau) für fehlerfreies Copy-Editing und Korrespondenz.

BENEFITS

Wir sind ein motiviertes Team aus Menschen, die alle ein Ziel haben: Die Nr. 1 Agentur für Coaches und Berater im deutschsprachigen Markt zu werden.

Deine Benefits:

• Klare Verantwortlichkeiten: Du weißt genau, wofür du zuständig bist – und kannst eigenständig arbeiten
• Vertrauen statt Mikromanagement: Wenn du Dinge im Griff hast, reden wir dir nicht rein
• Struktur statt Chaos: Wir bauen Prozesse, die funktionieren – und du sorgst dafür, dass sie sauber laufen
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer: Gemeinsam entwickeln wir Strategien für unsere Kunden und das Team setzt die Strategien unter deiner Leitung um
• Weiterentwicklung: Du baust dir ein starkes Skillset im Bereich Operations, Organisation und Business-Verständnis auf
• Coaching und Mentoring: Außerdem wirst du persönlich von uns gecoacht. Sollte es eine relevante Weiterbildung im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung für dich geben, werden wir dich auch in dieser unterstützen.
• Langfristige Perspektive: Wenn du willst, kannst du bei uns mehr Verantwortung übernehmen
• Flexibilität im Alltag: Home-Office möglich, modernes Büro im Süden von Hamburg
• Jährliche Workation – Ein inspirierender Ort, an dem wir zusammenarbeiten und Spaß haben.
• Fitness-Mitgliedschaft

Wir freuen uns auf deine Bewerbung und mit dir zu sprechen.