Executive Assistant (m/w/d)

Köln | Vollzeit | Festanstellung

Du arbeitest gerne strukturiert, denkst voraus und möchtest nah an unternehmerischen Entscheidungen sein?

In dieser Rolle unterstützt du den Gründer im täglichen Geschäft, sorgst für Ordnung, Prioritäten und reibungslose Abläufe und trägst damit direkt zum Erfolg des Unternehmens bei.

Diese Position ist ideal für Personen, die Verantwortung übernehmen möchten, gerne überwiegend vor Ort arbeiten und den nächsten Schritt in Richtung Executive‑/Management‑Support gehen wollen.

AUFGABEN

Als Executive Assistant arbeitest du eng mit dem Gründer zusammen und bist eine zentrale organisatorische und kommunikative Schnittstelle. Dein Fokus liegt auf Struktur, Koordination und Entlastung im operativen Alltag.

Deine Aufgaben

• Eigenständiges Kalender‑, Termin‑ und Inbox‑Management
• Organisation, Vor‑ und Nachbereitung von Meetings
• Strukturierung von To‑dos, Prioritäten und Follow‑ups
• Koordination interner und externer Ansprechpartner
• Reise‑ und Terminplanung
• Erstellung und Pflege von Unterlagen und Übersichten
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Gelegentliches Mitwirken bei einfachen HR‑Themen (z. B. Terminabstimmungen, Bewerberkoordination)
• Optional: Übernahme kleiner Projekte oder Prozessverbesserungen – je nach Interesse und Entwicklung

Wichtig:

Du bist keine klassische Assistenz „nach Zuruf“, sondern arbeitest eigenverantwortlich, vorausschauend und strukturiert.

QUALIFIKATION

Was du mitbringst

• Erste relevante Berufserfahrung (ca. 1–3 Jahre) in Assistenz, Office Management oder vergleichbarer Rolle
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Proaktives Denken und eigenständiges Handeln
• Klare, freundliche und professionelle Kommunikation
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, überwiegend vor Ort in Köln zu arbeiten
• Flexibilität in intensiveren Phasen ohne Dauerstress

Du musst nicht alles perfekt beherrschen – entscheidend sind deine Haltung, dein Überblick und dein Wunsch, dich weiterzuentwickeln.

BENEFITS

Was dich erwartet

• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Gründer
• Klare Zuständigkeiten und realistische Erwartungen
• Ein strukturiertes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Hoher Impact: Deine Arbeit erleichtert den Alltag der Geschäftsführung spürbar
• Entwicklungsperspektive im Bereich Executive Support / Operations
• Wettbewerbsfähiges Jahresgehalt: 52.000–55.000 € Fixgehalt
• Zusätzlich: monatlicher & jährlicher Bonus bei Erreichen des Break‑evens
• Alltagsflexibilität, z. B. bei Terminen oder privaten Verpflichtungen – ohne festes Homeoffice‑Modell
• Wertschätzende, verbindliche Zusammenarbeit

Für wen diese Rolle besonders gut geeignet ist

• Du arbeitest gerne strukturiert und hast Freude an Organisation
• Du möchtest nah an unternehmerischen Entscheidungen sein
• Du fühlst dich im persönlichen Austausch wohler als im reinen Remote‑Setup
• Du suchst eine Assistenzrolle mit Entwicklungsperspektive
• Du magst Verantwortung, klare Erwartungen und kurze Wege

Für wen die Rolle eher nicht passt

• Wenn du ausschließlich remote arbeiten möchtest
• Wenn du sehr starre Aufgabenprofile suchst
• Wenn du wenig Interesse an enger Zusammenarbeit hast

Klingt passend?

Dann freue ich mich auf deine Bewerbung.

Ein Lebenslauf reicht – alles Weitere besprechen wir persönlich.