Teamassistenz / Sekretariat (m/w/d)

Einsatzort: Mainz

Für ein Forschungsprojekt suchen wir eine Teamassistenz (m/w/d), die den administrativen Bereich zuverlässig unterstützt und organisatorische Abläufe strukturiert koordiniert. Sie übernehmen zentrale Aufgaben in der Terminorganisation, der Vorbereitung von Besprechungen sowie in der Korrespondenz und Dokumentenverwaltung.

In dieser Funktion arbeiten Sie in einem internationalen Umfeld und tragen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.

AUFGABEN

• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Dienstreisen und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung
• Bearbeitung eingehender E-Mails und Post sowie telefonische Annahme und Weiterleitung von Anfragen
• Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Ablagestrukturen und Datenbanken
• Nachverfolgung von Aufgaben sowie Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

QUALIFIKATION

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Teamassistenz
• Erfahrung im Umgang mit organisatorischen Abläufen, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld sowie Kenntnisse von Hochschulstrukturen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

BENEFITS

• Mit Energie in die Zukunft! - Arbeiten Sie an innovativen und nachhaltigen Projekten im Bereich Energiewirtschaft und Anlagenbau.
• Eigenverantwortung & flache Hierarchien - Wir vertrauen auf Ihre Kompetenz und bieten Ihnen ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten - Ihre persönliche und berufliche Entwicklung liegt uns am Herzen. Ob Weiterbildungen, gezielte Schulungen oder interne Aufstiegsmöglichkeiten – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Karriere gezielt voranzutreiben
• Attraktive Benefits - Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell, ein attraktives Gehaltspaket inkl. 13. Monatsgehalt, Gesundheits- & Sportangebote sowie regelmäßige Mitarbeiterevents u.v.m.
• Teamgeist & klare Werte - Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das auf Zusammenhalt, Respekt und Nachhaltigkeit setzt. Ein strukturiertes Onboarding Programm sorgt dafür, dass Sie sich von Anfang an willkommen fühlen und erfolgreich durchstarten können

Werden Sie Teil eines dynamischen Teams und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Energiewende! Bei uns haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ideen einzubringen und aktiv an spannenden Herausforderungen zu arbeiten.