Assistenz der Geschäftsführung & Operations Allrounder (m/w/d)

Teilzeit 20 Std./Woche (mit Möglichkeit auf Vollzeit)

Köln (Präsenz) | 📅 Ab sofort!

🚀 Über uns

Die Mindset Media GmbH ist eine etablierte Kölner Eventagentur mit über 20 Jahren Erfahrung und Start-up-Mentalität. Neben unserem international bekannten Format Dinner in the Sky entwickeln wir aktuell einen neuen Weihnachtsmarkt in Köln.

Wir sind ein siebenköpfiges Team mit kurzen Entscheidungswegen, viel Eigenverantwortung und echter Hands-on-Kultur.

AUFGABEN

🎯 Deine Rolle

Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und hältst operativ wie administrativ den Rücken frei. Du organisierst unser Back-Office, denkst vorausschauend mit und übernimmst Verantwortung – strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert.

🧩 Deine Aufgaben

Assistenz & Organisation

• Unterstützung im Tagesgeschäft, Termin- und Reiseplanung
• Schnittstelle zu Team, Partnern und Dienstleistern
• Strukturierung und Optimierung interner Abläufe

Office- & Back-Office-Management

• Büroorganisation, Post, Ablage, Dokumentenmanagement
• Vertragsmanagement und Begleitung rechtlicher Themen
• Administrative Betreuung immobilienbezogener Themen

Projektunterstützung

• Koordination von Dienstleistern, Terminen und Deadlines
• Recherchen, Vertragsvorbereitungen
• Mitarbeit an laufenden Projekten

Vorbereitende Buchhaltung

• Rechnungsein- und -ausgang
• Zahlungsverkehr
• Vorbereitung für Steuerberatung
• Mitwirkung bei vorbereitender Lohnbuchhaltung

Personaladministration

• Unterstützung bei Verträgen, Abrechnungen und HR-Themen

QUALIFIKATION

🧠 Was du mitbringst

• Erfahrung in Assistenz, Administration oder Office Management
• Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation (Quereinstieg möglich)
• Strukturierte, selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude an Verantwortung im kleinen Team
• Interesse an rechtlichen Themen
• Zahlenverständnis und Sorgfalt im buchhalterischen Bereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office & digitalen Tools
• Offenheit für moderne Arbeitsweisen und KI-Anwendungen

BENEFITS

🌟 Was wir bieten

• Vielseitige Schlüsselrolle mit Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Außergewöhnliche Eventprojekte mit internationaler Reichweite
• Sympathisches, kleines Team mit kurzen Wegen
• Moderner Arbeitsplatz in Köln
• Unbefristete Festanstellung
• Flexible 20-Stunden-Woche (nach Absprache)

💬 Warum diese Rolle besonders ist

Diese Position ist ideal für dich, wenn du:

• gerne organisierst und Strukturen schaffst
• Verantwortung liebst
• gerne mitdenkst statt nur abarbeitest
• einen abwechslungsreichen Alltag suchst
• sowohl Zahlen als auch Menschen und Projekte spannend findest

Wenn du eine Rolle suchst, in der du wirklich gebraucht wirst – nicht nur verwaltest, sondern mitgestaltest – dann sollten wir uns kennenlernen.