Executive Assistent / Assistenz des Unternehmers (m/w/d)

Als Executive Assistent (m/w/d) unterstützen Sie einen Unternehmer mit mehreren Firmen in allen organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Belangen. Sie arbeiten sehr eng und vertrauensvoll mit dem Unternehmer zusammen, strukturieren den Alltag, schaffen ��berblick und stellen sicher, dass Aufgaben, Termine und Informationen reibungslos koordiniert werden. Dabei agieren Sie zuverlässig, vorausschauend und mit hoher Eigenständigkeit.

AUFGABEN

1. Büroorganisation & Administration

• Selbstständige Planung und Koordination des Termin- und Aufgabenmanagements
• Sicherstellung eines effizienten Tagesablaufs sowie Priorisierung eingehender Themen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollen und Follow-ups
• Koordination von interner und externer Kommunikation
• Strukturierung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten

2. Reise- und Eventkoordination

• Organisation von Geschäftsreisen (national & international)
• Planung von Unterkünften, Transfers und Reiseunterlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von geschäftlichen Veranstaltungen oder Terminen

3. Projektbezogene Assistenz

• Durchführung von Recherchen, Analysen und Auswertungen
• Unterstützung bei juristischen und administrativen Vorgängen (z. B. Dokumentenvorbereitung, Abstimmung mit Anwaltskanzleien, Notariaten oder Steuerberatern)
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Zusammenfassungen
• Koordination kleinerer Projekte zur Entlastung des Unternehmers

4. Schnittstellen- & Kommunikationsmanagement

• Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder
• Koordination mit Dienstleistern, Partnern und Geschäftskontakten
• Sicherstellung eines klaren und strukturierten Informationsflusses

QUALIFIKATION

• Berufserfahrung als Executive Assistant, Persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohe Flexibilität und Bereitschaft zu regelmäßigen, teilweise kurzfristigen Reisen
• Verfügbarkeit und Belastbarkeit auch außerhalb klassischer Bürozeiten, wenn erforderlich
• Sehr gutes Organisationsvermögen, strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Loyalität, Diskretion und ein souveränes, vertrauenswürdiges Auftreten
• Fähigkeit, Situationen schnell einzuschätzen und Lösungen proaktiv voranzutreiben
• Technische Affinität sowie sicherer Umgang mit modernen Tools
• Führerschein Klasse B

BENEFITS

• Enge und direkte Zusammenarbeit mit dem Unternehmer
• Eigenes, modern ausgestattetes Büro
• Hochwertige technische Ausstattung (Laptop, Smartphone etc.)
• Dienstwagen mit Privatnutzung
• Faire, attraktive Vergütung
• Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabenspektrum
• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen
• Ein internationales, dynamisches Arbeitsumfeld