Vorstandsassistenz (m/w/d)

VORSTANDSASSISTENZ

(Direktvermittlung)

(m/w/d) in Vollzeit Raum Waldshut-Tiengen

Sie sind nah an den Entscheidungen, treiben Themen aktiv voran und halten der Geschäftsleitung operativ wie organisatorisch den Rücken frei.

Sie bringen Tempo in Themen – und Ergebnisse auf den Punkt.

IHR AUFGABENFELD:

• Entlastung der Geschäftsleitung: Sie priorisieren Themen, steuern Termine & Kommunikation und sorgen für schnelle Entscheidungen
• Meeting- & Follow-up-Management: Sie bereiten Inhalte prägnant vor (Unterlagen/Präsentationen) und treiben Next Steps konsequent nach
• Projekt- & Schnittstellenkoordination: Sie halten Fäden zusammen, klären Zuständigkeiten und bringen interne Teams, Consultants und Partner ins Ziel
• Angebots- & Vertriebsunterstützung: Sie erstellen / koordinieren Angebots- und Vertragsunterlagen und unterstützen bei Kalkulationen & Pitches
• Event- & Terminorganisation mit Außenwirkung: Sie planen und koordinieren Kunden- und interne Events (inkl. Begleitung ausgewählter Motorsport-/Kundentermine)
• Projektunterstützung „Digital Human NAIA“: Sie liefern organisatorische Zuarbeit, bereiten Materialien präsentationsreif auf und koordinieren Abstimmungen
• Assistenz VP New Business Development: Sie unterstützen bei Konzepten/Präsentationen sowie Termin- und Stakeholder-Management intern & extern

IHRE STÄRKEN ZÄHLEN, WAS SIE MITBRINGEN SOLLEN:

• Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium; erste Erfahrung im Assistenz-/Koordinationsumfeld von Vorteil
• Sehr starke Kommunikation (schriftlich & mündlich), aufgeschlossenes Auftreten und Freude am Kundenaustausch
• Hands-on & eigenständig: Sie übernehmen Ownership, denken mit und bringen Themen proaktiv ins Ziel
• Durchsetzungsvermögen & Hartnäckigkeit: Sie haken nach, klären Verbindlichkeiten und sorgen für Ergebnisse
• Organisationstalent in dynamischem Umfeld: Priorisieren, koordinieren, schnell umsetzen – ohne den Überblick zu verlieren
• Sicher in MS Office, insbesondere PowerPoint (präsentationsstarke Unterlagen fürs Management)
• Sehr gutes Deutsch, Basics in Englisch sind gewünscht
• Hohe Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen

WAS SIE BEI UNS ERWARTET:

• Flexible Arbeitszeiten mit digitaler Zeiterfassung
• 31 Urlaubstage (bei Vollzeit)
• Homeoffice: 1 Tag/Woche möglich
• Betriebliche Altersvorsorge: nach der Probezeit bis zu 100 € / Monat (AG-Beitrag)
• 13. Gehalt: ab 1 Jahr Betriebszugehörigkeit
• Ergonomische Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Tischen
• Obst & Getränke kostenlos
• E-Auto laden: 1×/Woche kostenlos an der Wallbox und kostenfreier Parkplatz
• jährlicher Gutschein zum Mitarbeiterjubiläum (steuer-/SV-frei)

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MELITTA RUBULOTTA

Head of Recruiting

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