Teamassistenz Eventmanagement (m/w/d) für die Abteilung Programm & Veranstaltung Vollzeit / Teilzeit

Die Stiftung Planetarium Berlin vereint die astronomischen Einrichtungen Berlins. Die Archenhold- Sternwarte, sowie die Wilhelm-Foerster-Sternwarte zählen zu den traditionsreichsten Volkssternwarten Deutschlands, während das Planetarium am Insulaner und das Zeiss-Großplanetarium als modernste Wissenschaftstheater Europas relevante und innovative Vermittlungsformen anbieten. Die Stiftung Planetarium Berlin verfolgt dabei für jährlich über 500.000 Besucher*innen einen klaren Bildungsauftrag durch die didaktisch angemessene und moderne Vermittlung von naturwissenschaftlichem Wissen.

Für die Abteilung Programm und Veranstaltung sucht die Stiftung Planetarium Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in (m/w/d)

TEAMASSISTENZ EVENTMANAGEMENT (M/W/D) FÜR DIE ABTEILUNG PROGRAMM & VERANSTALTUNG

besetzbar zum nächstmöglichen Zeitpunkt - unbefristet

ein Arbeitnehmer*innen

in Vollzeit/Teilzeit

Entgeltgruppe 9a TV-L

AUFGABENGEBIET

• Unterstützung der Projektteams bei Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, einschließlich Einholung und Bearbeitung von Angeboten sowie Vorbereitung von Bedarfsmeldungen und Vergabevermerken, Vertragsverwaltung
• Zuarbeit bei der logistischen Organisation (z. B. Transport, Catering, Technik, Helfer*innen)
• Allgemeines Büromanagement, z. B. Termin- und Kalenderkoordination, Postbearbeitung sowie Bearbeitung und Koordination eingehender und ausgehender Kommunikation (E-Mail- Verkehr und Telefonate)
• Planung, Organisation und Umsetzung kleinerer Veranstaltungen und Vermietungen inkl. der Betreuung vor Ort
• Koordination externer Partner*innen, Dienstleister*innen, Künstler*innen, Kooperationspartner*innen und weiterer Institutionen
• Zusammenarbeit mit dem Besucherservice; Verwaltung von Daten wie Besucherzahlen, Umsätzen und Ausgaben
• Vorbereitende Tätigkeiten für Finanzbuchhaltung und Einkauf; Versand erstellter Rechnungen sowie Unterstützung bei der Klärung entsprechender Rückfragen
• Verwaltung von Gäste- und Einladungslisten, einschließlich Pflege der Gästelisten, Versand von Einladungen und Pflege der Kontaktdatenbank
• Mitarbeit in der Qualitätssicherung
• Unterstützung bei der Teamorganisation sowie Pflege interner Kommunikationsplattformen

FORMALE VORAUSSETZUNGEN

• Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau oder ähnlichem kaufmännischem Beruf oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Eventmanagement, idealerweise im Bereich Projektmanagement und -verwaltung
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz

FACHLICHE ANFORDERUNGEN

• Erfahrung in der Büroorganisation, Terminplanung und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Kenntnisse über die Abläufe im Veranstaltungsmanagement und in der Betreuung von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Einkauf und Buchhaltung
• Grundkenntnisse im Projektmanagement
• Grundkenntnisse der Vergabe von öffentlichen Geldern
• Grundkenntnisse im Bereich Controlling öffentlicher Einrichtungen
• Fundierte Anwenderkenntnisse der IT-Standardanwendungen (NextCloud, MS-Office – insbesondere Excel, Outlook, Powerpoint, Word)
• Grundkenntnisse DATEV wären von Vorteil
• Erste Kontakte mit Projektmanagementtools und ERP-Systemen
• Berufserfahrung in Veranstaltungsstätten
• hervorragende Deutschkenntnisse
• gute Englischkenntnisse (mind. B1 in Wort und Schrift)
• Führerschein Klasse B

AUSSERFACHLICHE UND PERSÖNLICHE ANFORDERUNGEN

Leistungsverhalten

• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationsvermögen
• Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick
• Ergebnis-, zeit- und zielorientiertes sowie selbstständiges und sorgfältiges Arbeiten
• Bereitschaft zum Einsatz im Veranstaltungsbetrieb außerhalb der üblichen Bürozeiten
• Belastbarkeit – auch in außergewöhnlichen betrieblichen Situationen
• Leidenschaft für Events
• Flexibilität, Kreativität und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterqualifizierung

Sozialverhalten

• Mitarbeitende und Teams zielgerichtet zu motivieren
• Lösungsorientierte Kommunikationsfähigkeit auch in schwierigen Lagen
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Hohes Maß an Team- und Kooperationsfähigkeit
• Konstruktives Konflikt- und Kritikverhalten
• Hohes Maß an Integrität

WIR BIETEN

• Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld, das Raum für persönliche Entwicklung bietet
• Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Work-Life-Balance
• Die Möglichkeit, 60% mobil zu arbeiten und die Arbeitszeit flexibel zu gestalten
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, sowie zusätzlich den 24. und 31. Dezember als arbeitsfreie Tage
• Eine tarifgebundene Vergütung mit regelmäßigen Tarifsteigerungen und Jahressonderzahlungen.
• Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Ein Jobticket mit 50%iger Arbeitgeberförderung für die tägliche Mobilität
• Jahreskarte (Freikarten) für Veranstaltungen der Stiftung Planetarium Berlin
• Umfangreiche interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein offenes und engagiertes Team, das sich auf Ihre Unterstützung freut

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Anerkannte Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine bestehende Schwerbehinderung bereits in der Bewerbung hin. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre aussagekräftige Bewerbung (tabellarischer Lebenslauf, den Nachweisen über Ausbildungsabschlüsse, Beschäftigungszeugnissen sowie bei im öffentlichen Dienst Beschäftigten mit einer Einverständniserklärung zur Anforderung und Einsichtnahme der Personalakte, unter Angabe der personalaktenführenden Stelle) sind bis zum Ende der Bewerbungsfrist unter Angabe der Kennziffer 03/2025 vorzugsweise per E-Mail anapply.job.28674847@hokifyjob.comzu richten.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens entstehende Kosten können nicht erstattet werden.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und die Regelungen der Datenschutzbestimmungen eingehalten. Die Bewerbungen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet und nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet. Bitte beachten Sie unsere Informationen nach Art. 13 DSGVO für Bewerber*innen auf https://www.planetarium.berlin/ueber-uns/karriere-ausschreibungen.

Die Bewerbungsfrist endet am 11.01.2026.