Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

ÜBER UNS

Die VHT GmbH – Institut für Holzbau und Trockenbau gehört zu den führenden Adressen für praxisnahe Forschung, Produktprüfung, Zertifizierung und Gutachtenerstellung im Leicht-, Trocken- und Holzbau. Als interdisziplinäres Team kombinieren wir technisches Know-how mit Innovationsfreude – um die Bauweise von morgen sicherer, effizienter und nachhaltiger zu gestalten.

Zur Unterstützung unserer Institutsleitung suchen wir ab sofort oder spätestens zum 01.10.2025 eine strukturierte und mitdenkende Persönlichkeit in Vollzeit.

ASSISTENZ DER INSTITUTSLEITUNG (M/W/D)

• VOLLZEITSTELLE MIT VERANTWORTUNG & ÜBERBLICK

DIE AUFGABEN

• Assistenz & Koordination: Unterstützung der Institutsleitung sowie organisatorische Entlastung des Teams
• Büromanagement: Selbständige Organisation von Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Empfang & Kommunikation: Professionelle Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
• Korrespondenz: Souveräne schriftliche und mündliche Kommunikation auf Deutsch, gelegentlich auf Englisch
• Terminplanung: Koordination und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und internen Abläufen
• Ablaufsteuerung: Planung und Nachverfolgung von Kundenterminen sowie Unterstützung bei internen Prozessen
• Telefonkommunikation: Kompetente Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe

DEIN PROFIL

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Verwaltung und Büromanagement oder Verwaltung – idealerweise mit Verantwortung
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitale Affinität
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Organisationstalent und Eigeninitiative
• Loyal, diskret, zuverlässig – mit freundlichem, professionellem Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil

WAS DICH BEI UNS ERWARTET

• Guter und sicherer Arbeitsplatz: Unbefristete Festanstellung in einem etablierten Institut
• Gestaltungsspielraum für Eigenverantwortung, Ideen und Weiterentwicklung
• Vielfältige, sinnstiftende Aufgaben mit Gestaltungspotenzial
• Wertschätzung, kollegiales, motiviertes Team mit flachen Hierarchien
• Attraktive Vergütung passend zu deinem Engagement
• Erholung inklusive: 30 Tage Urlaub für deine Work-Life-Balance

BEREIT FÜR DEN NÄCHSTEN SCHRITT?

Sende deine Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit an:

?? apply.job.28382356@hokifyjob.com

?? VHT GmbH – Annastraße 18, 64285 Darmstadt

?? 06151 - 59949 - 41 | Ansprechpartner: Wolfgang Steidl

www.vht-darmstadt.de