Service Admin (m/w/d)

Technical Service & Operations | NEAUVIA Germany

Arbeitsort: Neu-Isenburg – Büropräsenz

Abteilung: Technical Service

Fachliche Führung: Service Manager Germany

Über NEAUVIA

NEAUVIA wurde 2012 als wissenschaftlich fundiertes Unternehmen im Bereich der medizinischen Ästhetik gegründet und hat sich zu einem dynamischen, international tätigen Unternehmen entwickelt.

Als Teil der MATEX LAB-Gruppe ist NEAUVIA weltweit in mehr als 80 Ländern vertreten und steht für innovative Produkte und Technologien in der medizinischen Ästhetik.

Zur Verstärkung unseres technischen Servicebereichs in Neu-Isenburg suchen wir eine engagierte, zuverlässige und organisationsstarke Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und unsere Serviceabläufe aktiv mitgestaltet.

Ihre Aufgaben

• Serviceorganisation & Backoffice: Eigenständige Unterstützung des Service Managers, Koordination von Terminen, Priorisierung von Aufgaben und konsequente Nachverfolgung offener Servicevorgänge

• Kundenkommunikation: Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Servicekunden, Bearbeitung von Anfragen sowie proaktive Informationen zum Bearbeitungsstatus

• Angebote & Aufträge: Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Kostenvoranschlägen, Serviceaufträgen und Rechnungen

• Reklamationen & RMA: Koordination von Rücksendungen, Austauschgeräten und Garantieabwicklungen

• Lager & Geräteannahme: Annahme, Erfassung und Verwaltung von Lasergeräten, Handstücken und Ersatzteilen sowie Durchführung von Bestandskontrollen und Inventuren

• Ersatzteilmanagement: Überwachung von Lagerbeständen, rechtzeitige Ersatzteilbestellungen und Dokumentation von Warenbewegungen

• Logistik & Versand: Organisation und Abwicklung von Ersatzteil- und Geräteversand, Transportaufträgen und Sendungsverfolgung

• Reporting & Systempflege: Pflege und Dokumentation der Servicevorgänge in Salesforce und weclapp sowie Erstellung einfacher Auswertungen und Übersichten

• Interne Zusammenarbeit: Enge Abstimmung mit Service, Vertrieb, Finance und internationalen Kollegen

• Prozessoptimierung: Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung, Vereinfachung und Digitalisierung unserer Serviceprozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Bereich Logistik oder eine vergleichbare Qualifikation

• Idealerweise Berufserfahrung in der Serviceadministration, Auftragsabwicklung oder technischen Sachbearbeitung

• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit Salesforce und weclapp

• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten

• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten

• Freude daran, mitzudenken, Lösungen zu finden und Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Vollzeitposition in einem international tätigen Unternehmen

• Einen modernen Arbeitsplatz in Neu-Isenburg und ein kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen

• Eigenverantwortliches Arbeiten und die Möglichkeit, unsere Serviceorganisation aktiv mitzugestalten

• Eine enge Zusammenarbeit mit dem Service Manager und internationalen Fachabteilungen

• 30 Urlaubstage

• Unbefristeter Arbeitsvertrag

• Betriebliche Altersvorsorge

• Betriebliche Krankenversicherung

• EGYM Wellpass Mitgliedschaft

• Hochwertige Arbeitsmaterialien

Gemeinsam mehr bewegen

Sie organisieren gerne, denken einen Schritt voraus und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen? Sie möchten nicht nur Aufgaben abarbeiten, sondern Verantwortung übernehmen und Abläufe aktiv verbessern?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam den technischen Service von NEAUVIA weiterzuentwickeln.