Personal Assistant / Assistenz der Geschäftsführung

Du organisierst gerne, magst Menschen und nutzt ChatGPT oder Claude jeden Tag? Dann werde die rechte Hand unseres Gründers – 20–25 Stunden pro Woche, 20 € pro Stunde, mit festem Office-Tag in Ingelheim am Rhein.

Auf einen Blick

• Teilzeit, 20–25 Stunden pro Woche, unbefristet
• 20 € pro Stunde (20.800–26.000 € brutto im Jahr, je nach Stundenzahl)
• 1 fester Office-Tag pro Woche in Ingelheim am Rhein, weitere Vor-Ort-Termine nach Absprache mit Vorlauf (z. B. Pakete, Post, Termine) – sonst remote
• Wohnort in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt – Voraussetzung
• Start ab sofort oder nach Absprache

Wer wir sind

Die EB Essentialbag GmbH ist eine Marke aus Ingelheim für smarte Alltagsbegleiter: Portemonnaies mit Tracker-Funktion, Schlüssel-Tracker, Sling Bags und mehr. Rund 300.000 Bestellungen und über 3.500 Trustpilot-Bewertungen später wachsen wir weiter. Unser Gründer Marvin verbringt zu viel Zeit mit Orga, Admin und Abstimmungen. Das soll sich ändern – mit dir.

Worum es geht

Bei dieser Rolle stehen Menschen im Mittelpunkt: unser Team, Geschäftspartner, Lieferanten und Marvins Netzwerk. Oft bist du die erste Stimme, die sie von uns hören. Ein Anruf statt einer Standard-Mail, eine persönliche Karte, ein Dinner, das sich gut anfühlt – dafür nimmst du dir Zeit.

Damit diese Zeit bleibt, arbeitest du mit KI. Bei uns laufen schon heute Dutzende KI-Assistenten (Claude-Agents), etwa für Meeting-Notizen, Kalender und Auswertungen. Du übernimmst sie für die Orga und machst sie besser. Die Routine erledigt die KI, den persönlichen Kontakt übernimmst du.

Etwa 70 % deiner Zeit fließen ins Business, etwa 30 % in Marvins private Organisation.

AUFGABEN

Keine Sorge: Das kommt nicht alles am ersten Tag. Du übernimmst Schritt für Schritt, und vieles davon erledigt die KI mit dir.

Menschen & Beziehungen

• Du bist die erste Ansprechperson für Anfragen an Marvin – Austausch-Calls, Einladungen, Kooperationen: Du vereinbarst Termine, bereitest sie vor und fasst nach
• Du pflegst Marvins Netzwerk: Du hältst Kontakte aktuell, hast Geburtstage und Anlässe im Blick und organisierst Grüße und Geschenke mit persönlicher Note
• Du organisierst Austausch-Dinner mit anderen Gründer:innen und Team-Events vom Padel-Turnier bis zum Weihnachtsessen
• Du bist für das Team da: Willkommen für neue Kolleg:innen, Geburtstage, ein offenes Ohr bei Orga-Fragen

KI & Automatisierung

• Du übernimmst unsere bestehenden KI-Assistenten für die Orga, prüfst ihre Ergebnisse und verbesserst sie Schritt für Schritt
• Du wertest ihre Berichte aus und machst daraus konkrete nächste Schritte
• Du automatisierst deine eigene Routine – Fristen, Kontakte, Anfragen, Belege – und probierst neue KI-Funktionen aus

Täglich

• Du behältst Marvins Kommunikation im Blick (E-Mail, Slack, WhatsApp): Du sortierst, schreibst Antwortentwürfe und leitest Wichtiges weiter
• Du nimmst Anrufe an und filterst sie
• Du führst den Kalender aktiv mit Puffern und Fokuszeiten und bereitest wichtige Termine am Vortag vor
• Du erledigst Admin-Aufgaben: Tool-Zugänge, Lieferungen avisieren, Behördenpost, Dokumente zur Unterschrift vorbereiten

Wöchentlich

• Im festen Check-in legst du mit Marvin die Prioritäten der Woche fest
• Du überweist Rechnungen und digitalisierst Belege
• Vor Ort in Ingelheim nimmst du Pakete, Briefe und Sendungen an und bearbeitest Post und Retouren
• Du verschickst Meeting-Notizen und achtest darauf, dass jede Entscheidung einen Verantwortlichen und ein Datum hat

Monatlich und vierteljährlich

• Du führst den Fristen- und Vertragskalender und legst Verlängerungen rechtzeitig vor
• Du machst Fotos und Videos von Marvin für Instagram und LinkedIn
• Du planst Urlaubsvertretungen im Team, organisierst Quartalsmeetings und räumst Tool-Zugänge auf
• Du begleitest die Besetzung neuer Stellen (höchstens eine pro Quartal): Du schaltest die Anzeige, sichtest Bewerbungen, führst Kennenlern-Calls und legst eine Shortlist vor

Gelegentlich

• Du buchst Reisen, Flüge und Hotels, auch Lieferantenbesuche in China und E-Commerce-Messen
• Du verschickst Dankespakete an Partner und Lieferanten
• Du unterstützt Marvin bei privaten Themen: Termine, Verträge, Haushalt, Urlaubsplanung

QUALIFIKATION

• Du wohnst in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt und erreichst Ingelheim am Rhein gut: 1 fester Office-Tag pro Woche plus Vor-Ort-Termine nach Absprache, zum Beispiel für Pakete, Briefe und Sendungen
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle
• Du magst Menschen: herzlich, verbindlich und souverän am Telefon wie im persönlichen Gespräch
• Du nutzt KI mit Begeisterung: Du arbeitest täglich mit ChatGPT oder Claude und hast schon etwas damit automatisiert. Du weißt aber auch, wann eine persönliche Nachricht besser ist als eine perfekte KI-Antwort
• Du bist strukturiert und absolut zuverlässig: Was du zusagst, ist erledigt, ohne dass jemand nachfragen muss
• Du bringst Lösungen statt Fragen mit und gehst diskret mit vertraulichen Informationen um
• Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Pluspunkte

• Führerschein Klasse B
• Erfahrung mit Notion, Slack und Google Workspace
• Erste Erfahrung im Recruiting
• Erfahrung mit Automatisierungen (z. B. Custom GPTs, Claude Projects, Zapier oder n8n)

BENEFITS

• Direkter Draht zum Gründer: kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Gestaltungsspielraum
• Unbefristeter Vertrag, 6 Monate Probezeit
• 20 Urlaubstage (bezogen auf eine 5-Tage-Woche, bei weniger Arbeitstagen anteilig)
• Ein fester Office-Tag pro Woche, sonst remote – auf Wunsch verteilst du deine Stunden auf 4 Tage
• Wellpass: Fitness- und Gesundheitsangebot
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Jährliches Budget für KI-Weiterbildung
• An deinem Geburtstag hast du frei
• Laptop und – wo sinnvoll – ein Diensthandy
• Nettolohnoptimierung: steuerfreie Zusatzleistungen, die mehr Netto bringen
• Unsere Produkte gratis
• Zugang zu Claude und unseren KI-Assistenten vom ersten Tag an – du lernst KI-Automatisierung im echten Betrieb
• Regelmäßige Team-Events
• 30 Tage strukturierte Einarbeitung statt Sprung ins kalte Wasser

So startest du bei uns

• Woche 1: Laptop und Zugänge, du läufst bei Marvin mit, ihr legt gemeinsam eure Kernzeiten fest
• Woche 2: Du übernimmst die ersten festen Aufgaben, mit kurzem täglichem Abgleich
• Woche 3: Du lernst Team und wichtige Partner kennen und übernimmst mehr
• Woche 4: Wir legen fest, was du eigenständig entscheidest – ab dann wächst deine Verantwortung

Bewirb dich

Schick uns einfach deinen Lebenslauf und beantworte die kurze Frage zum Arbeitsort – das dauert zwei Minuten. Ein Anschreiben brauchst du nicht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.