Executive & Private Office Manager to the Managing Partners

Für die direkte Zusammenarbeit mit unseren Managing Partners suchen wir eine außergewöhnlich organisierte, diskrete und vorausschauende Persönlichkeit, die langfristig zu einer zentralen Vertrauensperson im beruflichen und privaten Alltag wird.

Diese Position ist keine klassische Personal-Assistant-Rolle und keine reine Büroorganisation. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, Zusammenhänge versteht, Prioritäten erkennt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert.

AUFGABEN

Du steuerst und koordinierst den beruflichen und teilweise privaten Alltag der Managing Partners und bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Kunden, Dienstleistern und externen Partnern.

Du behältst Termine, Reisen, Jobs, Abrechnungen, Verpflichtungen und offene Themen im Blick, priorisierst vorausschauend und sorgst dafür, dass die Managing Partners jederzeit wissen, was als Nächstes wichtig ist.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Steuerung und Priorisierung der beruflichen und privaten Kalender
• Vorbereitung und Koordination von Meetings, Calls und Kundenterminen
• Erstellung kurzer, präziser Briefings vor wichtigen Terminen
• Begleitung ausgewählter Meetings sowie Dokumentation und konsequentes Nachhalten von Entscheidungen, To-dos und Verantwortlichkeiten
• Organisation komplexer Reisen inklusive Flügen, Hotels, Transfers und kurzfristiger Änderungen
• Vorbereitung und Bearbeitung von Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen sowie weiterer administrativer Themen
• Überblick über laufende Jobs, Produktionen und wichtige Kundenprojekte
• professioneller Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, PDFs, Übersichten und weiteren Unterlagen
• Organisation ausgewählter privater Termine und Angelegenheiten
• Koordination von Dienstleistern rund um Haushalt, Immobilien und den persönlichen Alltag
• eigenständiges Erkennen, Lösen und Nachhalten organisatorischer Themen – idealerweise, bevor daraus Probleme entstehen

QUALIFIKATION

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Senior Personal Assistant, Private PA oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Vertrauensposition
• Idealerweise Erfahrung in einem dynamischen, serviceorientierten Umfeld wie Fashion, Beauty, Entertainment, Luxus, Medien, Agentur, Produktion oder Hospitality bzw. in der direkten Zusammenarbeit mit Unternehmern, Kreativen oder Persönlichkeiten des öffentlichen LebensAusgezeichnetes
• Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Abläufe zu strukturieren, Prioritäten zu erkennen und mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein ausgeprägtes vorausschauendes Denken
• Absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
• Professionelles und sicheres Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation
• Sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und angemessenen Service
• Souveräner Umgang mit unterschiedlichsten Ansprechpartnern – von Kunden und Geschäftspartnern bis hin zu Hotels, Fahrern und privaten Dienstleistern
• Sehr gutes Deutsch und Englisch
• Erfahrung mit komplexer Reiseorganisation sowie sicherer Umgang mit digitalen Office-Tools, Präsentationen, PDFs und Abrechnungen
• Gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, eigenständig zu entscheiden und gleichzeitig zu erkennen, wann die Managing Partners eingebunden werden müssen
• Flexibilität und Bereitschaft, auch bei kurzfristigen Änderungen oder besonderen Situationen lösungsorientiert zu handeln
• Freude an einer langfristigen Vertrauensposition und daran, als verlässliche rechte Hand im Hintergrund Verantwortung zu übernehmen

BENEFITS

• Eine besondere Position mit Verantwortung, Kreativfreiheit & Impact
• Direkten Zugang zu Top-Kreativen, spannenden Produktionen & exklusiven Events
• Keine Routine, kein Stillstand – dafür Abwechslung, Tempo und Gestaltungsspielraum
• Persönliche & berufliche Weiterentwicklung
• Wellpass-Mitgliedschaft, kostenfreie Parkplätze, gute ÖPNV-Anbindung & dog friendly Office