Finance- & Office-Manager Debitoren- und Kreditorenmanagement

Office- und Forderungsmanager (m/w/d)

Standort: München oder remote

Arbeitszeit: Vollzeit

Abteilung: Office / Finanzen & Rechnungswesen

Berichtet an: Head of Office & Finance

DEINE AUFGABEN

Telefonischer Kundenkontakt

• Kläre offene Zahlungen und beantworte Kundenfragen telefonisch.
• Kontaktiere Kunden bei offenen Rechnungen und ungeklärten Vorgängen.
• Kommuniziere finanziell freundlich, respektvoll und verbindlich.
• Dokumentiere Gespräche, Absprachen und nächste Schritte.
• Verfolge Rückmeldungen und Zahlungsvereinbarungen konsequent.
• Bearbeite eingehende Anfragen telefonisch und digital zeitnah.

Forderungsmanagement

• Überwache offene Forderungen, Zahlungsfristen und Vereinbarungen.
• Führe strukturiertes, wertschätzendes Mahnwesen durch.
• Bearbeite Forderungs-, Kündigungs- und Vertragsvorgänge.
• Verfolge offene Fälle bis zur endgültigen Klärung.
• Aktualisiere Kunden-, Zahlungs- und Bearbeitungsdaten.
• Unterstütze bei der Erstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen.

Office und Finanzen

• Unterstütze das Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Bearbeite interne und externe Korrespondenz per Telefon und digital.
• Prüfe und erfasse Rechnungen, Zahlungen und Unterlagen.
• Bereite Informationen für Buchhaltung, Reporting und Geschäftsführung auf.
• Pflege Beleg-, Vertrags- und Stammdaten.
• Arbeite mit modernen Office-, CRM-, Buchhaltungs- und Zahlungssystemen.
• Erkenne Verbesserungspotenziale und helfe bei der Prozessoptimierung.
• Arbeite eng mit Geschäftsführung, Office-Team und externen Partnern zusammen.

DEIN PROFIL

• Du telefonierst gern und hast Freude am direkten Kundenkontakt.
• Du trittst freundlich, empathisch sowie klar und verbindlich auf.
• Du sprichst offene Rechnungen professionell an.
• Du hörst aktiv zu und findest lösungsorientierte Wege.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig.
• Du behältst Fristen, Wiedervorlagen und offene Vorgänge im Blick.
• Du dokumentierst Gespräche und Vereinbarungen verständlich.
• Du übernimmst Verantwortung und arbeitest selbstständig nach Vorgaben.
• Du bist sicher im Umgang mit Excel, Tabellen und digitalen Systemen.
• Du hast praktische Erfahrung in Office, Kundenservice, Forderungsmanagement sowie Finanz- und Rechnungswesen.

Erfahrung im Debitorenmanagement, Mahnwesen oder telefonischer Kundenbetreuung ist von Vorteil. Entscheidend sind deine Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und Freude am Umgang mit Menschen.