Kanzlei-Sachbearbeiter/in (w/m/d)

EINLEITUNG

Wir suchen neue Kolleg:innen! Migrando ist ein Legal-Tech-Unternehmen aus Cottbus. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, den komplizierten und langwierigen Weg zur Einbürgerung effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten. Mit unserer Expertise im Ausländerrecht und einem starken Team aus über 60 Kolleg:innen begleiten wir tausende Mandant:innen erfolgreich auf dem Weg zum deutschen Pass. Alle unsere Stellen sind Festanstellungen bei uns vor Ort in Cottbus.

Am besten verschaffst du dir gleich selbst einen Eindruck auf unserer Karriereseite. Denn wir können hier schreiben, was wir wollen, am Ende bleibt es eine langweilige Einleitung.

WIR BIETEN DIR

Du kümmerst dich um Mandant:innen, wir kümmern uns um dich. Mit echter Wertschätzung, modernen Tools und Benefits, die deinen Alltag stärken, beruflich wie menschlich.

• Klare, digitale Prozesse statt Papierkrieg

Unsere Abläufe sind klar strukturiert und digital, mit modernen Tools wie HubSpot und Advolux. Kein Aktenschleppen, kein Chaos, damit du dich auf die Menschen konzentrieren kannst statt auf den Papierberg.

• Sinnvolle Arbeit

Du hilfst Menschen, in Deutschland Fuß zu fassen. Das ist mehr als nur Büroarbeit.

• Kurze Wege und kleine Teams

Du arbeitest in eingespielten Teams, in denen jede:r jeden kennt. Flache Hierarchien klingen abgedroschen, sind bei uns aber Wirklichkeit: Offene Türen, und du kannst mit allen reden, auch mit der Geschäftsführung. Kein 08/15-Kanzlei-Feeling, sondern modernes Arbeiten, ehrliche Worte und zwischendurch auch mal was zu lachen.

• Vertrauensarbeitszeit und flexible Modelle

Frühaufsteher:in, Nachteule oder irgendwas dazwischen: Du arbeitest, wann du am produktivsten bist. Auch Teilzeit und individuelle Arbeitszeitmodelle sind möglich.

• Homeoffice nach der Einarbeitung

Grundsätzlich arbeiten wir im Büro, weil Zusammenarbeit und Austausch vor Ort für uns wichtig sind. Nach deiner Einarbeitung ist gelegentliches Homeoffice aber kein Problem, auch spontan.

• Zeit für Familie

Wir wissen: Familie geht vor. Deshalb nehmen wir Rücksicht, wenn es mal anders laufen muss, ob kranke Kinder oder ein kurzfristiger Termin.

• Moderner Arbeitsplatz, der zu dir passt

Zwei Bildschirme, leistungsstarkes Notebook, ergonomischer Stuhl. Und wenn du besondere Anforderungen an deinen Arbeitsplatz hast, finden wir gemeinsam eine Lösung, die wirklich zu dir passt.

• Fachliteratur & Datenbanken

Du bekommst Zugang zu juristischen Datenbanken und Online-Fachportalen oder einen Zuschuss für Fachbücher.

• Top-Lage im Zentrum

Mitten in Cottbus, nahe Cafés, Mittagspausen-Spots und Shoppingmöglichkeiten, mit sehr guter ÖPNV-Anbindung und einem Parkplatz um die Ecke.

• Feel-Good-Angebote und Team-Events

Unsere Feel-Good-Managerin sorgt mit Massagen und Rückenschulungen für Entspannung und kleine Auszeiten zwischendurch. Und wir feiern gern zusammen: Sommerfest, Weihnachtsfeier, Halloween-Sause.

MÖGLICHE AUFGABENBEREICHE

Als Kanzlei-Sachbearbeiter (w/m/d) managst du Anträge, prüfst Unterlagen und kommunizierst mit Behörden und Mandant:innen. Als Schnittstelle zu unserem Anwaltsteam sorgst du dafür, dass alles zusammenpasst und Menschen in Deutschland ankommen.

• Eigenständige Betreuung von Einbürgerungsverfahren

Du übernimmst Verantwortung für deine Fälle und begleitest Mandant:innen Schritt für Schritt durch den kompletten Prozess, von der ersten Anfrage bis zur Einbürgerung.

• Ansprechperson für Mandant:innen

Du begleitest neue Mandant:innen durch die ersten Schritte, erklärst, beruhigst, strukturierst und gibst ihnen das gute Gefühl, verstanden zu werden.

• Kommunikation mit Behörden

Du hältst den Kontakt zu Ausländerbehörden, Ministerien, Botschaften und Konsulaten, fragst den Status nach, bleibst dran, bis es ein Ergebnis gibt, und reagierst schnell, wenn Behörden zusätzliche Informationen brauchen.

• Bescheide und Rückfragen klären

Du liest Bescheide und Behördenschreiben genau, verstehst, was eigentlich gemeint ist, und klärst offene Fragen.

• Dokumentenprüfung & Aktenführung

Du prüfst Unterlagen, erkennst, was fehlt oder unklar ist, forderst fehlende Dokumente an und sorgst für saubere, vollständige Akten.

• Fristen & Wiedervorlagen

Du behältst Fristen, Termine und Wiedervorlagen im Blick und sorgst dafür, dass kein Antrag liegen bleibt, auch nicht im Trubel.

• Korrespondenz per E-Mail, Brief und Telefon

Du schreibst E-Mails und Anschreiben und telefonierst mit Mandant:innen und Behörden, professionell, empathisch und trotzdem verständlich.

• Datenpflege in HubSpot & Advolux

Du hältst Kontaktdaten, Statusmeldungen und Fristen in unseren Systemen tagesaktuell und strukturiert.

• Recherche

Du findest schnell Antworten, ob im Gesetzestext, in einem Online-Tool oder bei der richtigen Person.

• Qualitätssicherung & Prozessdokumentation

Du sorgst dafür, dass interne Abläufe dokumentiert, transparent und effizient bleiben.

DEIN PROFIL

Bei uns zählen keine Abschlüsse oder Zertifikate, sondern praktische Erfahrung und die Art, wie du arbeitest. Wenn du schon weißt, wie Sachbearbeitung im Alltag läuft, gern mit Menschen zu tun hast und Lust auf eine Aufgabe mit echtem Sinn hast, freuen wir uns auf dich.

• Erfahrung in der Sachbearbeitung

Du hast bereits in einer Kanzlei, einer Behörde oder in einer anderen Sachbearbeitungs- oder Verwaltungsrolle gearbeitet. Anträge, Bescheide, Formulare und Fristen kennst du aus der Praxis.

• Festanstellung vor Ort in Cottbus

Du möchtest fest bei uns angestellt sein und im Team vor Ort in Cottbus arbeiten. Für Freelance-Aufträge oder reine Remote-Stellen sind wir leider nicht die richtige Adresse.

• Sehr gutes Deutsch

Du drückst dich schriftlich wie mündlich sicher und klar auf Deutsch aus, gegenüber Behörden ebenso wie gegenüber Mandant:innen. Englisch und weitere Sprachen sind kein Muss, aber im Kontakt mit internationalen Mandant:innen sehr willkommen.

• Organisation, Sorgfalt & Fristen

Du behältst auch bei vielen parallelen Fällen den Überblick (und einen kühlen Kopf), planst vorausschauend, prüfst Dinge doppelt, bevor du sie abschickst, und hast Deadlines im Griff. Und wenn nötig, erinnerst du auch andere charmant daran.

• Kommunikation & Auftreten

Du weißt, wie man seriös und trotzdem nahbar bleibt, am Telefon, per Mail oder im persönlichen Gespräch. Egal wie turbulent der Tag ist, dein Ton bleibt höflich, respektvoll und menschlich.

• Empathie & Serviceorientierung

Du weißt, dass hinter jedem Antrag ein Mensch mit Hoffnung steht. Du hast Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Lebensrealitäten und begleitest sie mit Geduld, Freundlichkeit und Klarheit.

• Verständnis für Verwaltung & Recht

Du musst kein Jura-Studium haben, aber du verstehst, wie Verwaltungsverfahren funktionieren, und hast echtes Interesse an Einbürgerung und rechtlichen Prozessen.

• Sicher mit digitalen Tools

Du arbeitest selbstverständlich mit digitalen Tools. Erfahrung mit Kanzleisoftware wie Advolux oder CRM-Systemen wie HubSpot ist ein Plus.

• Diskretion

Du gehst mit sensiblen Daten verantwortungsvoll um. Verschwiegenheit ist für dich selbstverständlich.

• Gelassenheit & Flexibilität

Wenn viel los ist, bleibst du ruhig und professionell, und auf neue Abläufe, Tools oder rechtliche Änderungen stellst du dich schnell ein.

• Teamgeist statt Ellenbogen

Du arbeitest gern mit Kolleg:innen zusammen, teilst dein Wissen, unterstützt andere, wenn es mal eng wird, und nimmst Feedback als Chance, nicht als Kritik.