Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration

Im Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:

MITARBEITER:IN (M/W/D) PROMOVIERENDENADMINISTRATION

Die Aufgabe des im Jahr 2022 gegründeten Verbands als Gesamtheit der Mitgliedshochschulen ist die Wahrnehmung des Promotionsrechts. 24 Hochschulen für angewandte Wissenschaften haben sich darin zusammengeschlossen, um die Voraussetzungen der Weiterentwicklungsklausel des Landeshochschulgesetzes (§ 76 Abs. 2) zu erfüllen.

Unsere Rahmenbedingungen:

• Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9b TV-L
• Der Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
• Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, ob Sie einen Beschäftigungsumfang in Voll- oder Teilzeit (100 % oder 50 %) anstreben. Gerne nehmen wir auch Tandembewerbungen entgegen.
• Die Stelle ist unbefristet

Ihr Aufgabenbereich umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Sie beraten Bewerbende und Betreuende überwiegend auf Deutsch, aber auch auf Englisch, zu Fragen rund um administrative Aspekte der Promotionsverfahren
• Sie arbeiten mit den Mitgliedshochschulen, den Gremien und externen Behörden zusammen
• Sie prüfen Zugangsberechtigungen, legen Promotionsakten an, führen die zentrale Erfassung durch, erstellen Bescheide und überwachen die Verwaltung der Promovierendendaten entlang des gesamten PhD-Life-Cycles
• Sie bereiten Unterlagen für die Promotionsausschusssitzungen der Forschungseinheiten vor und betreuen die Promotionsausschüsse administrativ
• Sie betreuen die Prüfungsplanung und -abwicklung
• Sie arbeiten mit an der Optimierung und Digitalisierung der verschiedenen Prozesse der zentralen Promovierendenerfassung und -verwaltung. Sie erstellen statistische Abfragen und unterstützen bei der gesetzlich erforderlichen Statistiklieferung
• Sie erstellen Promotionsurkunden, kümmern sich um das Einholen der Unterschriften und überwachen den Abschluss der Verfahren

Ihr Profil:

• Bachelorabschluss in einem rechts-, verwaltungs-, wirtschafts- oder sozialwissenschaftlichen Studiengang oder ein vergleichbarer Abschluss
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, besonders Excel und Access. Wünschenswert sind Kenntnisse im Bereich von Datenbankapplikationen
• Sehr strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren
• Hohe Kommunikations-, Organisations- und Teamfähigkeit
• Gute Englischkenntnisse
• Einschlägige Berufserfahrung in ähnlichen Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

• Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima in einem motivierten Team
• Eine Beschäftigung nach TV-L und Zuschuss zum ÖPNV
• Flexible Arbeitszeiten und familiengerechte Arbeitsbedingungen
• Einen Arbeitsplatz mit moderner Ausstattung in zentraler Lage im Herzen von Stuttgart sowie die Möglichkeit zur Telearbeit

Der Promotionsverband setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Bei entsprechender Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweise beifügen).

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, zusammengefasst in einem PDF-Dokument, ausschließlich per Mail an apply.job.21786804@hokifyjob.com bis zum 14.07.2024. Inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen gerne Frau Regina Rapp, Geschäftsführerin des Promotionsverbands unter 0711-995281-63. Detaillierte Informationen zum Promotionsverband BW finden Sie unter www.promotionsverband-bw.de.

Die Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person

nach Artikel 13 DSGVO können Sie unserer Homepage unter „Datenschutz“ entnehmen.