Referatsassistenz (m/w/d) für die Referate "Bildung und Archiv" und "Kultur und Museen" 2024/32001-1

Kultur und Bildung sind uns Herzensangelegenheiten. Wir fördern Kultur in allen Sparten, betreiben Museen sowie eine inklusive Galerie und organisieren ein Mitmach-Kulturfestival. Wir bewahren und vermitteln kulturelles Erbe in unserem Archiv und unseren Sammlungen. Die Förder- und Ausbildungsschulen des Bezirks Oberbayern begleiten Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit Behinderungen auf ihrem Bildungs- und Berufsweg. Sie unterstützen sie darin, ihren Alltags zu bewältigen und fördern soziale Kompetenzen.

Sie suchen einen sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz an, an dem man Ihre beruflichen Ziele ebenso unterstützt wie Ihren Wunsch nach flexiblem Arbeiten in einer wertschätzenden Umgebung? Dann ist Ihr Platz bei uns: In den Referaten „Bildung und Archiv“ und „Kultur und Museen“ brauchen wir Ihre Kenntnisse und Erfahrungen, um vielfältige Herausforderungen zu meistern.

Kommen Sie zu uns. Gemeinsam gestalten wir Oberbayern als soziale und kulturelle Heimat für alle.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist folgende unbefristete Stelle in Vollzeit (im Rahmen des Job- und Desk-Sharings ist diese Stelle teilzeitfähig) in Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA zu besetzen:

Wir sind für Menschen da. Welche Aufgaben erwarten Sie?

• Sie übernehmen die allgemeinen Assistenztätigkeiten für die Referatsleitungen „Bildung und Archiv“ sowie „Kultur und Museen“, hierzu zählen:
• die Organisation und Koordination der Tagesstruktur der Referatsleitung inkl. Terminmanagement und Wiedervorlagen
• die unterstützende Aufbereitung der Korrespondenz der Referatsleitungen
• die Bearbeitung von schriftlichen und mündlichen Anfragen
• die Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
• die Dokumentenverwaltung, insbesondere die Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen
• Ferner gehört die Organisation, Koordination, Betreuung und Nachbereitung von u. a. internen und externen Besprechungen sowie Gremiensitzungen (inkl. Recherchen, Terminmanagement, Raumbuchung, Durchführung des Konferenzservices sowie Protokollführung und -auswertung) in Ihren Tätigkeitsbereich.
• Sie unterstützen die Referatsleitungen und die Mitarbeitenden der betreffenden Ressorts unter anderem
• im Haushaltswesen durch z.B. Buchungen in ProDoppik und bei den Haushaltsplanungen
• durch die Betreuung der Zeiterfassungssoftware "ELZA"
• Bei der Koordinierung von Fortbildungs- und Dienstreisen
• Bei der Abstimmung und Redaktion von Sitzungsvorlagen

Vom Verwalten zum Gestalten. Das bringen Sie mit:

• Sie besitzen einen erfolgreichen Abschluss/eine erfolgreiche Ausbildung:
• als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter VKA-K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
• des Beschäftigtenlehrgangs oder
• in der 2. Qualifikationsebene - Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
• zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement (IHK) oder einen anderen vergleichbaren Abschluss (IHK) in einer kaufmännisch-verwaltenden Fachrichtung oder
• zur Rechtsanwaltfachangestellten bzw. zum Rechtsanwaltfachangestellten
• Zudem bringen Sie mindestens zwei Jahre nachweisbare Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation mit und verfügen über Erfahrungen in der Betreuung von Sitzungen und der Protokollführung.
• Im Umgang mit PC-Standardprogrammen (v.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) sind Sie sicher und bringen optimalerweise Kenntnisse im Umgang mit RIS (Ratsinformationssystem), einem Datenmanagement-System (DMS) und ProDoppik mit oder sind bereit sich in diese und ggf. weitere Programme einzuarbeiten.
• Sie können sicher mündlich und schriftlich in deutscher Sprache kommunizieren (mindestens C1 Niveau)
• Ihre Arbeitsweise ist überdies durch ein sehr gutes Organisationsvermögen (inkl. Termintreue), Diskretion und ein freundliches Auftreten geprägt, weshalb Sie auch stressige Situationen souverän meistern können.
• Ferner zeichnet Sie eine ausgeprägte Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit in Ihrer Tätigkeit aus.
• Flexibilität, Freude an neuen Herausforderungen, Interesse an den Arbeitsgebieten der Referate (Bildung/Schulen, Archiv, Kultur, Museen) sowie ein herausragendes Serviceverständnis runden Ihr Profil ab

Darauf dürfen Sie sich freuen :

Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungsreichen Tätigkeiten folgende Benefits:

• Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig
• Arbeiten in einem guten Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
• eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukturiert an die neue Aufgabe heranführt sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team
• zahlreiche ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine E-Bibliothek
• vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten und eine Kinderbetreuung in der betriebseigenen Kinderkrippe
• einen Arbeitsplatz mitten in München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
• einen Fahrtkostenzuschuss für MVV und Bahn
• die Möglichkeit, Homeoffice zu nutzen
• Unterstützung bei der Wohnungssuche durch eigene Wohnungsangebote
• eine attraktive Großraum- bzw. Ballungsraumzulage
• Absicherung fürs Alter durch die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes
• eine eigene Kantine
• betriebliche Gesundheitsförderung und Sportangebote im Haus
• die Möglichkeit eines Fahrradleasings
• Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (mind. Lebenslauf und Abschlusszeugnisse), die Sie uns bitte, unter Angabe der Kennziffer 2024/32001-1, bis zum 23.06.2024, vorzugsweise über das Online-Portal zukommen lassen. Das Auswahlverfahren zur Besetzung der Stelle findet voraussichtlich im Laufe der 27 Kalenderwoche statt.

Für Fragen stehen Ihnen folgende Ansprechpersonen zur Verfügung:

BEZIRK OBERBAYERN

Personalreferat, Herr Altenbach

80535 München

apply.job.21395773@hokifyjob.com

Tel.: 089/2198-14111

BEZIRK OBERBAYERN

Referat 32 Frau Dr. Keß

80535 München

apply.job.21395773@hokifyjob.com

Tel.: 089/2198-32001

[https://www.bezirk-oberbayern.de/jobs-karriere](https://www.bezirk-oberbayern.de/jobs-karriere)

Der Bezirk Oberbayern ist als kommunale Gebietskörperschaft zuständig für die rund 4,6 Millionen Menschen in der Region. Wir sind einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderungen und für Pflegebedürftige. Wir erfüllen aber nicht nur soziale und gesundheitliche Aufgaben, sondern engagieren uns als Träger von Museen, Schulen und Fachberatungen auch für Kultur, Bildung, Heimat und Umwelt. Finanziert wird der Bezirk Oberbayern über die oberbayerischen Landkreise und kreisfreien Städte. Aus ihnen kommen die gewählten Mitglieder des Bezirkstags, der als politisches Gremium die Aufgaben des Bezirks gestaltet.

Hier erfahren Sie mehr über die Umsetzung der DSGVO bei uns:

[https://www.bezirk-oberbayern.de/Bewerber-Datenschutz](https://www.bezirk-oberbayern.de/Bewerber-Datenschutz).

Der Bezirk Oberbayern ist vielfältig, genauso wie seine Mitarbeitenden. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, ethnischer sowie sozialer Herkunft und Nationalität, Religion, Weltanschauung, sichtbaren und nicht sichtbaren Behinderungen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung. Diese werden bei gleicher Eignung bevorzugt.