Job in der Schweiz: Administrative Assistentin (Zweisprachig DE / FR) 80-100%

Job in 8105 Regensdorf:

Es handelt sich um eine äusserst wichtige Funktion innerhalb unseres Betriebes - die zentrale Drehscheibe an unserem Standort in Regensdorf und ebenso in Verbindung mit unseren beiden Standorten in der Westschweiz.

Ihre Herausforderung/Ihre Aufgaben

Bereich Unterstützung GL und Vertrieb/Marketing

• Verantwortung über das Offertwesen im Bereich Bestandskunden
• Unterstützung bei umfangreichen Offerten bei öffentlichen Submissionen
• Unterstützung GL bei Vertriebsaktivitäten (Kurzofferten und Verträge)
• Pflege und Weiterentwicklung der Verkaufsdokumentationen
• Aktualisierungen des Inhalts unserer WebSite
• Pflege und Weiterentwicklung unserer Firmen-Präsentationen
• Wöchentliche Überprüfung Öffentliche Submissionen (SIMAP.CH)
• Geschäftskorrespondenz in deutscher Sprache
• Organisation der internen Team-Meetings (inkl. Erstellung und Verteilung der Traktandenlisten, Führen der Protokolle sowie deren interne Verteilung)

Bereich Koordination intern

• Verantwortung für Koordination der Übersetzungen (Französisch => Deutsch) unserer Branchenlösung Opale (Releases, Updates und Patches)
• Triage der Supportanfragen und Koordination per Mail/Telefon mit der Entwicklungsabteilung in Genf und den Kollegen der Geschäftsstelle Lausanne
• Verwaltung und Erstellung der Zugriffsdaten für Kunden im Support Online Tool (Ticketsystem OTRS)

Bereich Sekretariat

• Übersetzungsarbeiten (deutsch-französisch und französisch-deutsch) betreffend Supportmeldungen
• Erstellung verschiedener interner Dokumente (Modulbeschriebe, Marketingdokumente, Briefe und E-Mails etc.) in deutscher Sprache
• Telefonischer Erstkontakt und Bedienung der Telefonzentrale
• Kommunikationsdrehscheibe zwischen Kunden und Mitarbeitern der Teams in Regensdorf, Lausanne und Genf
• Pflege der Kundendatenbank für die deutschsprachige Schweiz
• Mailings (Erstellen und Versand von Serienbriefen und Informationsschreiben via Post und E-Mail)
• Erstellung von Vorlagen (MS Word, Excel und Powerpoint)
• Interne Vorbereitung der Kreditorenrechnungen
• Verwaltung des Marketing- und Büromaterials
• Postdienst

Unsere Anforderungen

• Erfahrung in ähnlicher Position (Direktions-Assistentin oder Assistentin Verkaufsleitung)
• Selbständige Führung Verkaufsinnendienstes und des Sekretariats
• Stilsicher in Deutsch (Kundenkontakt)
• Sehr gute Französischkenntnisse (nur für internen Gebrauch, kein Kundenkontakt)

Ihr Profil

• Sie arbeiten gerne selbständig und zielgerichtet
• Sie handeln kundenorientiert
• Sie sind hartnäckig und erarbeiten sich selber Lösungswege
• Sie setzen gerne Ihre sprachlichen Fähigkeiten ein (ausgezeichnete Deutschkenntnisse sind unerlässlich, gute Französischkenntnisse werden vorausgesetzt und Italienischkenntnisse würden geschätzt)
• Sie sind Dienstleister und haben daher Freude am Umgang mit Kunden und Kollegen
• Sie arbeiten qualitätsorientiert
• Sie haben Freude an einem abwechslungsreichen und spannenden Arbeitsumfeld
• Sie sind ein Teamplayer

Unser Angebot

• Herausfordernde und äusserst abwechslungsreiche Funktion bei einem der branchenführenden Lösungsanbieter im Schweizer Gesundheitswesen
• Eigenverantwortung in einem sehr spannenden und diversifizierten Umfeld
• Ein Stammplatz im Winning Team unserer Branche
• Ein den Anforderungen entsprechendes Gehalt
• Idealalter: 28 – 50 Jahre
• Arbeitsort: Regensdorf (ZH)