Vorzimmerkräfte (m/w/d) für die Abteilung Z „Zentrale Angelegenheiten“

Wir suchen für abwechslungsreiche Aufgaben in einem spannenden und dynamischen Arbeitsumfeld zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vorzimmerkräfte (m/w/d) für die Abteilung Z „Zentrale Angelegenheiten“

Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) ist eine oberste Landesbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäftsbereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fachbehörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leitentscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Freistaats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit im Freistaat, kümmern uns um die Demokratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne und leistungsstarke Verwaltung zu bieten.

Die Abteilung Z gehört mit ca. 170 Mitarbeitenden zu den mitarbeiterstärksten Abteilungen im StMI. Neben Personal- und Haushaltsangelegenheiten, sowohl für das StMI als auch die nachgeordneten Behörden der Allgemeinen Inneren Verwaltung mit ca. 14.000 Mitarbeitenden, ist die Abteilung Z auch für die Inneren Dienste sowie das Facility Management zuständig und trägt damit wesentlich zur Funktionsfähigkeit des StMI bei.

Ihre Tätigkeit umfasst im Wesentlichen:

• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern
• Vermittlung von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung sowie Dienstreiseservice für die Abteilungsleiterin
• Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs (u.a. Weiterleitung nach Zuständigkeit)
• Redaktionelle Überarbeitung des Schriftverkehrs, wie Ministerrats- und Landtagsangelegenheiten, Versetzungs-, Beförderungs-, Ernennungsschreiben, Urkunden, Teilnahmebescheinigungen etc.
• Koordinierung der Ministerrats- und Landtagsangelegenheiten innerhalb der Abteilung
• Pflege diverser Telefon- und Adresslisten für die Hausspitze
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen im Integrierten Haushalts- und Kassenverfahren (IHV)
• Mitarbeit für die Personalsachgebiete bei Beurteilungen, Leistungsprämien, Veranstaltungen und Bewerbermanagement
• Elektronische Vorgangsbearbeitung: Erzeugung von Vorgängen in der E-Akte, Verwaltung der E-Akte

Zu Ihren Qualifikationen gehören:

• Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
• Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wünschenswert im öffentlichen Dienst
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit
• Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
• Interesse am Aufgabenbereich der Abteilung sowie die im Umgang mit personalwirtschaftlichen Vorgängen zu wahrende Diskretion und Vertraulichkeit.

Unser Angebot an Sie:

• Ein unbefristeter krisensicherer Arbeitsplatz in Vollzeit (40 Wochenstunden) in zentraler Innenstadtlage in München.
• Eine übertarifliche bzw. tarifgerechte Bezahlung bis in die Entgeltgruppe 8 TV-L; nähere Informationen zu den Entgeltgruppen finden Sie z. B. unter [www.oeffentlicher-dienst.info](http://www.oeffentlicher-dienst.info). Einschlägige und/oder förderliche hauptberufliche Tätigkeiten können nach einer individuellen Prüfung bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden.
• Funktionsgebundene Zulage (max. 240 €) bei übertariflicher Eingruppierung nach erfolgreicher Einarbeitung.
• Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Landesbehörde (sogenannte „Ministerialzulage“ derzeit circa 173 € monatlich)
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Ballungsraumzulage (sogenannte „Münchenzulage“ derzeit. circa 136 € monatlich)
• Tarifliche Jahressonderzahlung (ehemaliges „Weihnachtsgeld“) sowie monatliche Inflationsausgleichsprämie bis 31.10.2024
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub, Fahrradleasing, Gesundheitsförderung wie z.B. Firmenfitness, vergünstigtes JobTicket für den ÖPNV
• Modern ausgestatteter, arbeitsergonomisch optimierter Arbeitsplatz
• Gleitende Arbeitszeit (Präsenzzeit) mit sehr guten Ausgleichsmöglichkeiten sowie Homeoffice
• Gezielte Fort- und Weiterbildungen

Die Stellen sind für eine Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Stellen sind grundsätzlich teilzeitfähig, wenn durch die Arbeitsplatzteilung eine ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gewährleistet ist.

Die Tätigkeiten erfordern die Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach Art. 11 Bayer. Sicherheitsüberprüfungsgesetz.

Für Fragen rund um unsere Ausschreibung steht Ihnen gerne Frau Schüttenkopf (Tel. 089 2192 4146) zur Verfügung.

Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (u. a. Motivationsschreiben, lückenloser Lebenslauf, Schul-, Berufsabschluss- und Arbeitszeugnisse, einschlägige Fortbildungsnachweise) richten Sie bitte bis spätestens 18.10.2024 per E-Mail an: apply.job.24469346@hokifyjob.comapply.job.24469346@hokifyjob.com

(Max. 10 MB, ausschließlich in einem PDF-Dokument ohne aktive Inhalte – andere Dateiformate oder Downloads aus Internetspeichern bleiben aus Sicherheitsgründen unberücksichtigt.)

oder per Post an:

Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration

Sachgebiet Z5, Odeonsplatz 3, 80539 München

Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter:

[https://www.innenministerium.bayern.de/hil/datenschutz/spezifisch/index.php](https://www.innenministerium.bayern.de/hil/datenschutz/spezifisch/index.php)

Auf dem Postweg eingehende Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung des Datenschutzes sowie des AGG vernichtet. Bitte verzichten Sie daher auf die Verwendung von Bewerbungsmappen oder Folien und reichen Sie keine Originalunterlagen ein.

Auslagen für Vorstellungsgespräche können nicht übernommen werden.

Nähere Informationen über unser Haus und seine vielfältigen Zuständigkeiten und Aufgaben finden Sie im Internet unter [www.innenministerium.bayern.de](http://www.innenministerium.bayern.de)